Assistant de direction - Direction médicale F/HETABLISSEMENT FRANCAIS DU SANG

L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.
Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.
Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.
Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves… qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.

La Direction médicale est chargée de piloter et de coordonner les activités médicales relatives aux missions de sécurité et de qualité de l'EFS. Au sein de cette direction, sous l'autorité la directrice médicale et en étroite collaboration avec les différents collaborateurs, vous aurez pour mission principale l'accompagnement des membres de l'équipe afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de l'activité.

Plus particulièrement vos tâches seront :

La préparation et l'organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…) ainsi que la gestion des ordres de mission et des notes de frais

La gestion des agendas des collaborateurs : rendez-vous, réunions et réseaux animés par les départements de la DM (planification, réservation salle, envoi des ordres du jour et comptes rendus….)

La participation, l'élaboration et la diffusion des comptes rendus de réunions, des notes et des avis de la DM

La mise à jour des listes de diffusion

L'organisation du tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)

La réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et la vérification de la conformité des livraisons

- Vous êtes titulaire Bac + 3 secrétariat de direction ou secrétariat médical. Une expérience dans un poste similaire serait un plus

- Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et dotée d'une discrétion professionnelle

- Vous avez un bon relationnel et un goût prononcé pour le travail en équipe

- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu'une bonne expression orale. Une connaissance du vocabulaire médical serait un plus

- Vous maitrisez le Pack Office (Excel, Word, Powerpoint…)

Selon profil