Assistant(e) de direction F/HJOBINLIVE

JOBINLIVE recrute pour le compte de son client CGI
Assistant(e) de direction F/H
Description de poste
Dans le cadre d'un renfort de l'équipe administrative de la BU France Nord Est, nous recherchons un(e) Assistant(e) basée à Strasbourg en CDD de 6 mois.
La personne aura pour rôle de sécuriser le fonctionnement administratif du secteur, d'apporter un support de proximité au Directeur de secteur et de reprendre plusieurs activités transverses aujourd'hui réparties au sein de l'équipe.
Fonctions et responsabilités
Assistanat du Directeur du secteur Est
-> Assurer l'assistanat quotidien du Directeur de secteur :
oOrganiser et planifier les réunions, rendez-vous et différentes instances ;
oPréparer les réunions et supports nécessaires ;
oAssurer le suivi des décisions, actions et échéances ;
oRéaliser les relances auprès des différents interlocuteurs ;
oPréparer et consolider les informations, analyses et tableaux de suivi nécessaires au pilotage du secteur ;
oPrendre en charge les demandes administratives courantes et faciliter l'organisation quotidienne du Directeur.
Pilotage et suivi administratif du secteur
->Assurer le suivi des principales activités administratives du secteur :
oSuivre les Ordres de Mission (ODM), identifier les situations restant à régulariser et effectuer les relances auprès des associés et managers concernés ;
oSuivre la bonne soumission des feuilles de temps PSA Time, les éventuelles anomalies ou régularisations et effectuer les relances nécessaires ;
oAssurer la coordination avec GBS sur les activités prises en charge par leurs équipes et veiller au bon traitement des actions restant à réaliser localement ;
oContribuer plus globalement à la fiabilité et au bon fonctionnement administratif du secteur.
Gestion administrative des clients
-> Contribuer au suivi administratif des clients du secteur Est, en étroite collaboration avec l'ADV :
oAssurer la mise à jour et la fiabilisation des informations et outils de suivi ;
oParticiper au suivi des demandes, échéances et actions administratives liées aux comptes clients ;
oAssurer les relances nécessaires auprès des managers et interlocuteurs concernés ;
oContribuer à la bonne coordination entre les managers et l'ADV afin de garantir la continuité et la qualité du suivi administratif des clients.
Assistanat du Talent Planner
-> Apporter un support administratif au Talent Planner du secteur Est :
oParticiper aux instances liées au staffing des ressources
oTenir à jour les outils nécessaires au suivi des ressources ;
oAccompagner les managers dans l'émission des ordres de services et le suivi des recommandations ;
oEffectuer les relances nécessaires ;
oContribuer à la fiabilisation et au suivi des actions issues du Talent Planning.
Qualités requises pour réussir dans ce rôle
Nous recherchons une personne disposant idéalement d'une première expérience réussie en assistanat de direction, assistanat de secteur ou gestion administrative.
Au-delà de l'expérience, le savoir-être sera déterminant.
La personne recherchée est :
•dynamique, réactive et proactive ;
•organisée, rigoureuse et fiable ;
•autonome, tout en ayant un véritable esprit collectif ;
•à l'aise pour anticiper, relancer et faire avancer les sujets ;
•dotée d'un fort sens du service ;
•capable de gérer plusieurs sollicitations et priorités en parallèle ;
•à l'aise dans les échanges avec des managers et des interlocuteurs variés ;
•positive, accessible et agréable dans les interactions du quotidien ;
Compétences
•Bonne maîtrise de Microsoft 365 : Outlook, Teams, Excel et PowerPoint ;
•Bonnes capacités de coordination, d'organisation et de suivi ;
•Aisance dans la manipulation et la fiabilisation de données et tableaux de suivi ;
•Capacité à prendre rapidement en main de nouveaux outils et processus ;
•Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et fonctions support ;
•Discrétion et respect de la confidentialité.
CGI est un employeur inclusif et attentif aux candidatures des personnes en situation de handicap, à l'évolution de carrières des hommes et des femmes et au bien-être de nos salariés LGBT+.
Notre engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion a été reconnu par l'obtention du label recrutement inclusif, décerné par Job in Live, acteur spécialisé dans le recrutement inclusif.
Dans un souci d'accessibilité et de clarté, le point médian n'est pas utilisé dans cette annonce. Tous les termes employés se réfèrent aussi bien au genre féminin que masculin.
Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l'œuvre.
La vie chez CGI est ancrée dans l'actionnariat, le travail d'équipe, le respect et un sentiment d'appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…
Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C'est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l'orientation et à la stratégie de notre entreprise.
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Ce même engagement envers l'équité s'étend à notre utilisation des technologies. Afin de soutenir notre équipe de recrutement, des outils d'IA peuvent être utilisés pour aider à l'évaluation des candidatures, sans jamais remplacer le jugement humain. Toutes les décisions d'embauche demeurent entièrement entre les mains de nos professionnels du recrutement.
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