CDI - Assistant(e) de Direction - Sûreté Sécurité Groupe (H/F)Hermès

Créateur, artisan et marchand d'objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante.

Animé par un esprit d'entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l'autonomie de chacun grâce à un management responsable.

L'entreprise pérennise la transmission de savoir-faire d'exception par un ancrage territorial fort dans le respect des femmes, des hommes et de la nature. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans 293 magasins dans 45 pays.

Chez Hermès, plus de 25 000 collaborateurs dont 15 550 en France, s'emploient à faire « du beau dans du beau » dans un cadre harmonieux, respectueux de l'environnement. L'entreprise est ouverte à de multiples profils et porte une attention particulière à l'inclusion des personnes en situation de handicap, avec un taux d'emploi direct de 7,12% en France en 2023. Hermès s'attache à rechercher des femmes et des hommes dotés d'un esprit de curiosité, du sens de l'équipe, d'une exigence de qualité. Un management basé sur la confiance donnée à chacun, qui entretient un esprit collectif et un apprentissage permanent.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion. Rejoignez l'aventure humaine Hermès !

Pour en savoir plus sur notre engagement en faveur de l'inclusion des personnes en situation de handicap :

https://finance.hermes.com/fr/hermes-poursuit-son-engagement-en-faveur-de-linclusion-des-personnes-en-situation-de-handicap/

La Direction Sûreté et Sécurité Groupe (DSG) a pour missions d'élaborer la politique de sécurité, d'en superviser la mise en œuvre et d'accompagner les projets et les événements de l'ensemble des entités.
Fonctions récentes à l'échelle de l'histoire de la Maison, la sûreté et la sécurité appellent pédagogie, progressivité et disponibilité au profit de l'ensemble des structures de la Maison. Ces fonctions s'exercent par ailleurs au travers d'une indispensable et étroite coordination avec les autres entités de la DSG (pôle anticipation des risques et référentiel opérationnel ; pôle support aux opérations France ; pôle support aux opérations Internationales et Groupe) avec l'ensemble des divisions et responsables de sites Hermès, ou encore avec les autorités compétentes extérieures.
Au sein de cette organisation, l'Assistante de direction intervient de façon transverse en appui du groupe de direction, des différents pôles et des équipes opérationnelles sur l'ensemble de leurs tâches de gestion du quotidien (administratif, RH, budget, projets), afin de garantir une organisation efficiente.
Missions Principales :
L'assistant de direction est au cœur du système de communication, d'organisation et de décision de la Direction Sûreté et Sécurité Groupe. Il assiste la direction et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central. Il est en capacité d'analyser une situation, d'établir un diagnostic et de proposer une solution. Il contribue à la réduction et à la simplification des tâches administratives aujourd'hui assurées par les équipes pour que celles-ci puissent se recentrer sur leur cœur de métier.
Rattaché au Directeur Sûreté Groupe, vous aurez pour missions :

• Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions

• - Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction et des pôles anticipation des risques et référentiel opérationnel ; support aux opérations France ; support aux opérations Internationales et Groupe.

• - Contribuer à la gestion des ressources humaines (suivi des postes restant à combler, anticipation des départs à la retraite, gestion des processus d'arrivée et de départ, vie et cohésion de l'équipe, suivi des dossiers administratifs des collaborateurs et des formations obligatoires, suivi des heures supplémentaires, etc.).

• - Assurer l'interface entre la direction et ses interlocuteurs internes et externes, en communiquant par écrit et verbalement, en français et en anglais.

• - Contribuer à la préparation des différentes instances de pilotage et échanges auxquels participent les membres de la direction.

• - Rédiger des comptes-rendus de réunions en tant que de besoin.

• Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information au sein de la direction

• - Administrer un espace partagé de gestion documentaire, en collaboration avec les différents métiers et équipes, pour faciliter le travail collaboratif et le partage d'informations.

• - Contribuer à la protection de l'information.

• - Centraliser les informations pour communiquer les directives des managers aux équipes de sécurité.

• Assister la direction dans la gestion de projets et dossiers spécifiques

• - Participer à la coordination et au suivi d'un projet.

• - Organiser un événement interne.

• - Mettre en œuvre des actions de communication dans les codes de la Maison.

• Soutien des équipes

-Effectuer les commandes et achats, tels que les consommables et fournitures, les équipements, etc.

• - Organiser les relations avec les prestataires pour suivre la contractualisation et les missions en sous-traitance (renouvellement, vérification de la conformité, obligations contractuelles).

• - Optimiser les process administratifs.

• - Assurer le suivi de la facturation des prestataires.

Profil recherché :

• Niveau de formation: Bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat en tant qu'assistant(e) de direction ou formation équivalente

• Niveaux d'expérience : minimum 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) dans un environnement similaire (70 collaborateurs agents de sécurité et cadres)

• Maîtrise de l'environnement digital: maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, PowerBi ), appétence pour les nouvelles technologies

• Excellentes compétences en communication

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, PowerBi )

• Excellente organisation, sens des priorités et de l'anticipation

• Discrétion et sens de la confidentialité

• Autonomie

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et polyvalence

• Aptitude à travailler en équipe

• Capacité à s'adapter à des environnements changeants

• Orienté vers les résultats

• Bureaux de la Direction Sûreté et Sécurité Groupe basé dans Paris 8 e

• Déplacements ponctuels sur les autres sites sur lesquels les équipes de la DSG sont présentes, à Paris et en Ile-de-France.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !"Créateur, artisan et marchand d'objets de haute qualité, Hermès est, depuis 1837, une maison française, familiale et indépendante qui emploie près de 25 185 collaborateurs dans le monde. Animé par un esprit d'entreprendre continu et une exigence constante, Hermès cultive la liberté et l'autonomie de chacun grâce à un management responsable. L'entreprise perpétue la transmission de savoir-faire d'exception par un ancrage territorial fort dans le respect des hommes et de la nature - source de matières d'exception. Seize métiers artisanaux irriguent la créativité de la maison dont les collections rayonnent dans près 300 magasins dans le monde."