Assistant/Assistante de direction - Direction Administrative et financière & Agence comptableOpéra National de Paris

L'Opéra national de Paris est un Etablissement Public Industriel et Commercial placé sous la tutelle du ministère de la Culture. Il regroupe le Palais Garnier, l'Opéra Bastille, l'Ecole de Danse de l'Opéra située à Nanterre et les Ateliers Berthier. Il emploie environ 1500 salariés en CDI qui relèvent du droit privé.

Chargé de missions de service public, l'Opéra national de Paris doit rendre accessibles au plus grand nombre les œuvres du patrimoine lyrique et chorégraphique, favoriser la création et la représentation d'œuvres contemporaines, tant à Paris qu'en province ou à l'étranger, contribuer à la formation et au perfectionnement des artistes et participer au développement de l'art lyrique et chorégraphique ainsi qu'au développement des métiers d'art en France.

L'Opéra national de Paris a obtenu les labels « égalité professionnelle entre les femmes et les hommes » et « diversité » et s'engage quotidiennement dans leur mise en œuvre. Nous considérerons donc toutes les candidatures et luttons contre toutes formes de discrimination.

Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux candidatures de personnes en situation de handicap.

Pourquoi nous rejoindre ?

Nos avantages :

• Prime de fin d'année*
• Prise en charge des frais de transports publics à hauteur de 75%
• Télétravail possible*
• Accès aux restaurants d'entreprise pour tous les artistes et salariés de l'Opéra
• Protection sociale renforcée (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire)
• Calcul des congés plus favorable que la durée légale et compte épargne-temps
• Nombreux avantages du CSE
• Carte culture*
• Accès aux Générales des Ballets et Opéras*. La générale est la dernière répétition avant la première représentation d'un spectacle.
• Réductions dans les boutiques de l'Opéra et autres partenaires*

*Sous conditions et/ou selon critères d'éligibilité

En savoir plus sur l'Opéra national de Paris

Vos missions :

• Assister la Direction administrative et financière ainsi que l'Agence comptable, afin d'optimiser la gestion et l'organisation de l'activité de ces directions, le suivi RH et d'assurer la gestion du reporting :
• Rassembler, organiser et coordonner la transmission des informations internes et externes, liées au fonctionnement de la structure en respectant la confidentialité
• Assurer la gestion du secrétariat de la direction : organiser des réunions, coordonner certaines activités des services concernés, organiser des actions de communication, réaliser la gestion administrative du courrier, parapheurs et notamment paramétrage et utilisation de la solution de parapheur électronique
• Assurer la préparation et l'organisation de certaines instances de gouvernance (planification, convocation, logistique, constitution des dossiers), par exemple les pré-conseils d'administration, les conférences budgétaires...
• Participer au travail préliminaire de recueil d'informations pour préparer divers supports d'information et de communication (présentation, argumentaires…)
• Assurer l'interface avec la Direction des Ressources Humaines, notamment sur l'embauche, stages ou la saisie des éléments de GTA et les états de présences
• Coordonner avec les services informatiques et généraux l'intégration de nouveaux collaborateurs ou les changements de postes
• Assurer la dépose des documents dans la CA-Tèque et gestion des utilisateurs (création/gestion des droits)
• Assurer l'archivage des éléments administratifs de la direction
• Assister ponctuellement les équipes de sa direction (par exemple : réalisation d'études ponctuelles, rédactions de notes ou de courriers)
• Réaliser le suivi de certaines activités (par exemple : tableau de bord des concessions, délégations de signature, dossiers d'assurance, …)
• Être le référent sur différents sujets pour la DAF et l'Agence Comptable (par exemple : mise à jour et suivi de l'intranet, RGPD, développement durable…)
• Être un appui logistique et administratif aux membres de l'équipe : réservations de salle, interface avec le service informatique, commandes de prestations de service, création des dossiers de mission, organisation des déplacements…

Niveau bac+2 minimum (BTS, DUT Assistanat de direction) et/ou première expérience minimum dans des fonctions similaires

SAVOIR :

• Connaissance du fonctionnement de l'Onp
• Connaissance des règles de communication écrite
• Connaissance d'une langue étrangère minimum
• Connaissance des règles et procédures de l'entreprise

SAVOIR-FAIRE :

• Grand sens de l'organisation et de l'anticipation
• Maitrise des logiciels de bureautique et outils collaboratifs
• Maitrise des techniques de prise de notes
• Maitrise des méthodes de classement et d'archivage
• Capacité de prise en main des outils de gestion de temps et de gestion collaborative de documents
• Capacités à interagir et communiquer avec tout interlocuteur internes ou externe
• Capacités à collecter et transmettre à toute information essentielle à l'interlocuteur approprié
• Gestion des priorités et des urgences

SAVOIR ETRE :

• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Sens de l'accueil
• Excellent sens relationnel
• Adaptabilité et diplomatie en fonction des interlocuteurs
• Réactivité devant les imprévus
• Sens de l'initiative et créativité