Assistant administratif H/F

A propos de GCK

GCK, groupe industriel français et acteur important de la mobilité décarbonée, propose des solutions technologiques pour accélérer la décarbonation des transports. Grâce à sa vision agnostique, le groupe développe aujourd'hui différentes technologies au service de la mobilité pour répondre à l'ensemble des usages : le 100% électrique, l'hybridation ou encore l'hydrogène.

Avec une forte implantation industrielle en France, et plus particulièrement en région Auvergne Rhône Alpes, le groupe est organisé autour de quatre divisions :

· Une division Technologie, qui réunit nos sociétés expertes dans le développement et la fabrication de technologies innovantes pour la mobilité de demain : GCK Battery, qui conçoit, développe et fabrique des batteries lithium-ion en France, Solution F, le spécialise des groupes motopropulseurs propres (moteur électrique, moteur à combustion hydrogène, etc.) et GCK EMI, spécialisé dans les équipements électromécaniques et électroniques embarqués.

· Une division Véhicule, qui rassemble l'ensemble des compétences autour du véhicule au travers de plusieurs activités complémentaires : GCK Mobility, spécialiste du rétrofit et plus particulièrement du rétrofit hydrogène de véhicules lourds et GCK Performance, spécialisée dans le prototypage et la construction mécanique.

· Une division Energie, avec notre société GCK Energy, spécialisée dans l'offre de solutions mobiles et temporaires de refueling (électrique ou hydrogène) et de stockage et alimentation en énergie verte.

· Un laboratoire des mobilités, avec le circuit de Charade, dernier circuit de montagne en France et lieu emblématique de la course automobile, qui devient aujourd'hui un véritable laboratoire de test pour les nouvelles mobilités.

Cette approche à 360° permet à GCK de pouvoir développer des véhicules intégrant ses propres technologies, de pouvoir en assurer le développement et le refueling et répondre ainsi aux exigences de ses clients.

GCK Performance

Intégrée à la division véhicule du groupe GCK, la société GCK Performance, implantée à Issoire (63), réalise tous types de véhicules novateurs à l'unité ou en petite série dans le domaine de l'industrie ou du sport automobile. Depuis près de 15 ans, nous mettons à disposition de nos clients toutes nos compétences et notre savoir-faire afin de proposer un accompagnement de A à Z sur l'ensemble de leurs projets.

Grâce à notre expérience de longue date en sport automobile et à notre intégration au groupe GCK, nous sommes capables de répondre au mieux aux exigences liées à la mobilité de demain : électrique, hybride, hydrogène, etc.

L'Assistant Administratif aura pour mission de faciliter l'organisation des déplacements des équipes, assurer le bon fonctionnement des véhicules utilisés dans l'entreprise, veiller à la conformité des documents administratifs liés aux véhicules et apporter un soutien administratif polyvalent aux différents services de l'entreprise.

Vos missions :

Organisation des déplacements des équipes :
- Planifier et organiser les déplacements professionnels des équipes de l'entreprise (billets de transport, réservation d'hôtels, organisation des itinéraires).
- Assurer la réservation des moyens de transport (train, avion, location de voiture, etc.) en fonction des besoins de l'entreprise et des budgets alloués.
- Organiser les déplacements pour les événements externes (salons, conférences, visites clients, etc.).
- Préparer et distribuer les informations nécessaires aux voyageurs (billets, réservations, itinéraires, informations sur les hôtels, etc.).
- Gérer les demandes urgentes et les changements de dernière minute en cas de besoin.

Gestion des véhicules de l'entreprise :
- Assurer le suivi de l'entretien et de la maintenance des véhicules de l'entreprise (voitures de fonction, utilitaires, etc.), en coordination avec les prestataires externes (garages, concessionnaires).
- Veiller à la conformité des documents administratifs liés aux véhicules (assurance, cartes grises, contrôles techniques, etc.).
- Planifier les visites d'entretien régulier et les réparations des véhicules.
- Gérer le suivi des kilométrages et des carburants consommés pour chaque véhicule.
- S'assurer que les véhicules sont toujours en état de marche et prêts à être utilisés (vérification des niveaux, des équipements de sécurité, etc.).

Gestion des documents administratifs associés :
- Assurer le suivi des documents administratifs liés aux déplacements et aux véhicules (conventions, factures, contrats de location, attestations d'assurance, etc.).
- Archiver et classer tous les documents administratifs en lien avec les déplacements et les véhicules de manière organisée.
- Rédiger et mettre à jour les rapports de dépenses liés aux déplacements et à la gestion des véhicules.

Soutien administratif divers :
- Fournir un soutien administratif aux différents services de l'entreprise selon les besoins (gestion des agendas, rédaction de courriers, gestion des appels téléphoniques, etc.).
- Assurer la réception et le tri du courrier entrant et sortant, ainsi que la gestion des emails.
- Effectuer des tâches administratives telles que la mise à jour de bases de données, la rédaction de documents internes, ou la gestion de l'inventaire des fournitures de bureau.
- Participer à des projets administratifs spécifiques sur demande (organisation de réunions, préparation de documents pour les audits, gestion des plannings de l'équipe, etc.).

Formation : Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou logistique
Expérience de 1 à 2 ans dans un poste administratif similaire, idéalement avec une composante gestion de déplacements ou de véhicules. Une expérience dans un environnement d'entreprise est un plus.

Vos forces :

Organisation : Forte capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais.
Proactivité : Capacité à anticiper les besoins des équipes et à résoudre les problèmes logistiques rapidement.
Rigueur : Gestion méticuleuse des documents administratifs et des tâches quotidiennes.
Réactivité : Aptitude à gérer les situations imprévues, telles que les changements de dernière minute pour les déplacements ou la gestion des véhicules.