Assistant de direction (H/F)

Manpower GD PARIS ADM. PUBLIQUE - SANTE recherche pour son client, un acteur du secteur public, un Assistant de direction (H/F) Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le directeur/la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents
- Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction
- Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes des agents de la direction, des personnes extérieures participant aux réunions.
Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- S'assurer du bon déroulé du circuit de validation interne et externe (Elise) à la DMNTT
-Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l'application de la charte graphique de l'établissement et des règles administratives
- Organiser les commandes de matériels et de fournitures à la demande du directeur/de la directrice via le logiciel Qualiac
-Organiser l'agenda et gérer le processus de déplacements du directeur/de la directrice/des agents de l'unité
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l'installation conforme et la livraison des éléments demandés)
- Rédiger les synthèses et compte-rendu de réunions
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe -Bac + 2/3 - BTS Assistante de direction ou expérience significative Expérience
-Expérience professionnelle exigée de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat/assistana
-Savoir actualiser ses connaissances
- Savoir planifier
Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Aisance avec les logiciels comptables
- Aisance avec les logiciels de déplacement
- Aisance avec les logiciels de courrier
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Mettre en forme, exploiter et interpréter des données chiffrées
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Sens du service public
- Sens du service et du contact
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Communication orale et écrite
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Savoir rendre compte
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir orienter les collaborateurs

Dans le cadre de sa politique diversité, Manpower étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap