Assistant(e) de Direction H/FGroupama

« Etre là pour les autres, j'ai décidé d'en faire mon métier. »

Portée par nos 32 000 collaborateurs, notre campagne de communication employeur souligne ce qui nous rassemble et nous rend fiers au quotidien : notre métier, le point de départ de belles histoires, humaines avant tout. Cette campagne met l'accent sur ce qui nous différencie de nos concurrents : notre ADN mutualiste.

Au sein du Groupe Groupama, l'humain et le sens sont privilégiés. Nous recrutons des personnes et pas des diplômes, de belles personnalités qui seront demain au service de nos sociétaires et clients.

La signature de cette campagne « Etre là pour les autres, j'ai décidé d'en faire mon métier » résonne avec notre raison d'être « Nous sommes là pour permettre au plus grand nombre de construire leur vie en confiance. » et notre positionnement de marque. Etre là pour les autres, c'est le point de départ de notre métier. Et c'est aussi le point de départ de belles histoires qui font notre Groupe et notre identité en tant qu'employeur.

Des histoires vraies pleines d'humanité. Nos collaborateurs en ont plein à raconter ! Découvrez leurs belles histoires sur *** !

Vous aussi, vous voulez donner du sens à vos compétences ? Rejoignez nous !

Et sinon, le Groupe Groupama c'est plus de 50 entreprises dans 10 pays. Vous nous connaissez au travers de nos 2 marques commerciales Groupama et Gan. Nous accompagnons nos 12 millions de sociétaires et clients à chaque moment de leur vie grâce à nos experts et à notre savoir-faire.

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous jouez un rôle central dans l'organisation, la coordination et le bon fonctionnement des activités du Secrétariat Général. Vous êtes un véritable support stratégique et opérationnel, en lien étroit avec la Direction Générale, les instances de gouvernance et les équipes internes.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

1- Gestion de l'agenda et des priorités

-Gérer, optimiser et coordonner l'agenda du Secrétaire Général
-Organiser les réunions internes, bilatérales et instances régulières
-Prioriser les sollicitations et assurer le suivi des échéances

2- Organisation des instances de gouvernance

-Préparer, coordonner et suivre les Conseils d'Administration, comités et instances exécutives
-Élaborer et envoyer les convocations en lien avec les parties prenantes (Direction Générale, Direction Juridique…)
-Constituer les dossiers (documents, ordres du jour, supports) et assurer leur diffusion
-Organiser les réunions (logistique, invitations, Teams, plan de table, supports)
-Participer à la préparation des contenus stratégiques (points d'actualité, suivi des dossiers)

3- Coordination et communication

-Assurer le suivi de la boîte mail du Secrétaire Général et alerter en cas de besoin
-Relayer et collecter les informations auprès des équipes du Secrétariat Général et des directions associées
-Contribuer à la circulation fluide de l'information entre les interlocuteurs internes et externes
-Gérer les envois de communications institutionnelles (ex. communiqués de presse)
4- Organisation logistique et administrative :

-Organiser les déplacements (réservations, itinéraires) et gérer les notes de frais
-Assurer le classement et la gestion documentaire
-Préparer les réunions (salles, supports, invitations, suivi)
-Superviser certains événements ou séminaires liés aux instances

5- Suivi et coordination transversale :

-Planifier et coordonner les réunions régulières avec les membres du codir et les interlocuteurs clés
-Participer au suivi de dossiers stratégiques (mandats, instances, gouvernance…)
-Contribuer à l'intégration des nouveaux administrateurs et à l'organisation des formations
-Assurer certains suivis spécifiques (congés, planification annuelle des instances…)

Vous possédez une expérience confirmée en assistanat de direction auprès d'un dirigeant.

Vous maitrisez parfaitement des outils bureautiques et digitaux êtes reconnu(e) pour votre forte capacité d'organisation et de gestion des priorités

Il faut également un excellent niveau rédactionnel et de communication orale.

Vos qualités personnelles sont la rigueur, le sens du détail, la réactivité et la proactivité.

Également la discrétion et le sens du service.