Assistante de Direction H/Fagap2

INGEVA est un acteur européen du conseil en ingénierie, spécialisé dans la mobilité durable. Depuis plus de 10 ans, nous accompagnons les acteurs publics et privés dans la concrétisation de leurs projets pour façonner les transports de demain. Face aux défis et enjeux de la mobilité future nous mettons à disposition notre expertise en proposant des solutions sur-mesure allant de la phase d'étude de conception à la réalisation concrète des projets de nos clients.

Grâce à ses 600 collaborateurs et ses 11 agences en France, INGEVA est aujourd'hui lepartenaire de confiance de plus de 100 clients.

La vie chez INGEVA

Chez INGEVA, nous sommes convaincus que la réussite des projets de mobilité durable passe avant tout par l'engagement et l'épanouissement des femmes et des hommes qui les portent. La vie interne occupe donc une place centrale dans notre culture d'entreprise.

Nous cultivons un esprit collectif fort, fondé sur la collaboration, le partage d'expertise et la proximité entre les équipes. Nos collaborateurs évoluent dans un environnement stimulant, où chaque parcours, chaque idée et chaque initiative contribuent à la dynamique du groupe.

Tout au long de l'année, des temps forts rythment la vie chez INGEVA : afterworks, événements d'équipe, workshops métiers. Ces moments privilégiés favorisent les échanges, renforcent la cohésion et encouragent l'intelligence collective.

INGEVA s'engage également à accompagner le développement professionnel de chacun à travers :

• des parcours d'intégration et de formation adaptés aux métiers de la mobilité et de l'ingénierie,
• des dispositifs de partage de compétences et de retours d'expérience,
• des opportunités d'évolution construites en lien avec les aspirations individuelles,
• et une culture managériale de proximité, basée sur l'écoute, la confiance et la reconnaissance.

Chez INGEVA, nous avançons ensemble avec engagement, responsabilité et sens, animés par la volonté commune de construire des solutions de mobilité plus durables et plus respectueuses des enjeux de demain.

Dans le cadre du développement de nos activités dans le secteur ferroviaire, nous recherchons une Assistante de Direction H/F pour accompagner les équipes d'un acteur majeur du ferroviaire sur des sujets administratifs, organisationnels et liés à la sécurité.

Vos missions

Intégrée au sein d'une Cellule Sécurité, vous assurez un rôle central dans la coordination des activités et l'accompagnement des équipes.

Gestion administrative et documentaire

• Assurer le suivi administratif de la Cellule Sécurité et garantir la fiabilité des informations.
• Organiser le classement, l'archivage et la mise à jour de la documentation.
• Accompagner les équipes dans la gestion et le suivi de leurs dossiers administratifs.
• Participer à la gestion des habilitations et assurer le suivi des différentes échéances.
• Mettre à jour les organigrammes et documents de référence de l'équipe.

Planification et coordination

• Planifier les formations et contrôles réglementaires en fonction des besoins opérationnels.
• Élaborer et mettre à jour les différents plannings de l'équipe.
• Assurer le suivi des inscriptions aux formations.
• Participer au suivi administratif des personnels saisonniers.
• Coordonner les différentes actions en lien avec les équipes opérationnelles.

Sécurité et accompagnement des équipes

• Participer ponctuellement à des tournées terrain afin de comprendre les enjeux opérationnels et de sécurité.
• Collecter et consolider les informations relatives aux situations dangereuses identifiées.
• Participer au suivi des plans d'actions et des démarches d'amélioration en matière de sécurité.
• Assurer le suivi administratif des différentes actions sécurité.

Organisation d'événements et communication

• Organiser les Journées Formation Sécurité et coordonner les différents intervenants.
• Participer à l'organisation d'événements internes et d'actions de cohésion d'équipe.
• Concevoir des supports de communication et des visuels internes.
• Créer des questionnaires et participer à la diffusion des informations auprès des collaborateurs.
• Assurer la mise à jour des outils et supports de communication internes.

Support logistique

• Gérer les commandes de matériel et assurer leur suivi.
• Participer à la gestion des stocks.
• Anticiper les besoins logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.
• Coordonner les ressources nécessaires aux différentes activités de la Cellule

Votre profil

De formation Bac+2/Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Rigueur dans le suivi administratif et documentaire.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils bureautiques et notamment du Pack Office.
• Capacité à créer et mettre à jour des tableaux de suivi, plannings et supports de communication.
• Autonomie, réactivité et esprit d'équipe.

Une première expérience dans un environnement ferroviaire, industriel, travaux ou infrastructure ainsi qu'une sensibilité aux sujets liés à la sécurité constituent de véritables atouts.