Assistant de direction - gestion et organisation F/HONET

Groupe familial français depuis 1860, Onet est aujourd'hui un groupe de services et d'ingénierie de dimension internationale.

Notre offre diversifiée (Propreté, Sécurité, Accueil, Logistique, Services aéroportuaires, Ingénierie et Services nucléaires, Maintenance techniques des bâtiments) s'étend sur plusieurs pays d'implantation et repose sur l'expertise de nos 68 000 collaborateurs. Au fil du temps, en accompagnant ses clients, notre entreprise a développé de nombreuses expertises qui sont un socle fort de son développement et un pilier depuis toujours de sa stratégie d'entreprise.

Le groupe Onet s'est donné pour mission d'accompagner ses clients dans des environnements toujours plus sains, sûrs et fiables. Au travers de nos métiers, nous intervenons dans tous les écosystèmes clés de nos sociétés : espaces de travail, production, énergie, transport, soins, loisirs, éducation…

L'accompagnement de nos clients repose sur la proximité nécessaire dans nos métiers de services.

Notre conviction est qu'en étant plus proches de nos clients et de l'ensemble de nos parties prenantes, nous pourrons être plus forts, ensemble, pour répondre aux enjeux de notre société, aujourd'hui et demain.

Onet recrute, pour sa Direction Marketing et Communication, un Assistant de direction F/H.

Basé au siège social de Marseille (9ème arrondissement) et vous êtes directement rattaché à la Directrice Marketing et Communication du groupe. En tant que bras droit, vous pilotez l'agenda, coordonnez, organisez les réunions stratégiques, optimisez les déplacements et facilitez l'ensemble des interactions internes et externes. Vous assurez également le suivi administratif de l'équipe, l'animation des rituels collectifs, la préparation des dossiers clés ainsi que la gestion budgétaire et des tableaux de bord. Dans ce rôle central, vous contribuez à fluidifier le fonctionnement de la direction, à structurer les process et à anticiper les besoins, tout en garantissant une organisation efficace et professionnelle.

Dans ce cadre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

1. Gestion stratégique du temps, des priorités et des réunions

• Piloter l'agenda de la direction et optimiser les séquences de travail.
• Gérer la boîte mail de manière proactive
• Planifier et organiser les réunions clés et rituels : réunions équipe, points projets, rendez-vous externes…
• Préparer les dossiers stratégiques : notes de synthèse, supports de présentation et documents de décision.
• Élaborer des comptes rendus orientés actions et assurer le suivi des livrables.

2. Gestion des déplacements et de la logistique

• Anticiper et organiser les déplacements : réservations, itinéraires optimisés, feuilles de route, notes de frais…
• Préparer les rendez-vous et s'assurer d'un déroulé fluide.

3. Animation et support opérationnel de l'équipe

• Proposer et animer le plan d'animation de l'équipe Marketing et Communication.
• Gérer le suivi administratif : congés, formations, commandes, intégration des nouveaux arrivants…
• Faciliter la communication et encourager la cohésion au sein de l'équipe.

4. Suivi budgétaire et pilotage administratif

• Gérer le budget de la direction : suivi des engagements, analyse des dépenses, alertes et contrôles.
• Mettre à jour et améliorer les tableaux de bord financiers et opérationnels.
• Superviser les notes de frais de l'équipe et l'ensemble des process administratifs.
• Identifier les leviers de simplification, proposer des idées, améliorer les outils.

Les compétences attendues sont les suivantes :

• Expérience confirmée en assistanat de direction / office management
• Excellente maîtrise des outils collaboratifs et de présentation (Excel, PowerPoint, Teams…)
• Sens aigu de la confidentialité, du service et de la communication
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur et sérénité
• Autonomie, polyvalence, proactivité et sens de l'initiative indispensable

Vous serez à l'aise dans ce rôle si vous êtes quelqu'un qui aime :

• organiser, structurer et anticiper,
• être au cœur de l'action et faciliter le travail d'une direction,
• contribuer à la performance d'une équipe en jouant un rôle pivot.

Onet est engagé depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents.