Assistant ADV F/HAPEC

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Poste : Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) (H/F)

Localisation : Guyancourt / Télétravail partiel possible

Type de contrat : CDI

Rattachement hiérarchique : Direction Administrative et Financière

Vos responsabilités

En tant qu' Assistant(e) ADV , vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement du back-office , garant(e) de la fiabilité administrative, du suivi des prestations et de la qualité des processus internes.

Gestion administrative et commerciale

• Validation des missions dans l'ERP
• Gestion administrative des commandes clients, contrats et contrats de sous-traitance
• Ouverture et suivi des comptes clients et fournisseurs (sous-traitants, partenaires)
• Formalisation, documentation et amélioration continue des processus internes

Suivi des prestations et des projets

• Contrôle des CRA (Comptes-Rendus d'Activité) des consultants dans les délais impartis
• Émission des ordres de mission pour chaque collaborateur et chaque mission
• Validation et suivi des notes de frais (refacturées / non refacturées)
• Facturation des prestations (régie, forfait) dans le respect des échéanciers
• Vérification de la cohérence entre production réelle et facturation
• Saisie et mise à jour des projets dans les outils internes (bons de commande, renouvellements, échéanciers)
• Contrôle de la qualité et fiabilité des données saisies

Gestion des commandes et des achats

• Traitement des commandes clients : de la validation à la facturation
• Gestion des achats (sous-traitance, licences, déplacements, prestations externes)
• Suivi des livraisons fournisseurs et réception des factures
• Tenue et pilotage des calendriers de facturation

Facturation et recouvrement

• Facturation des prestations (régie, forfait, HNO, astreintes, frais, licences)
• Facturation des formations (inter, intra, sur-mesure)
• Suivi des relances clients et actions de recouvrement
• Gestion et résolution des litiges clients et fournisseurs

Collaboration & reporting

• Collaboration étroite avec les équipes commerciales et opérationnelles
• Contribution au reporting administratif et financier

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+5 (gestion, administration, finance ou équivalent)
• Expérience significative sur un poste ADV / back-office / gestion administrative
• Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
• Aisance relationnelle, esprit d'équipe et sens du service

Compétences requises :

Compétences techniques :

• Maîtrise avancée des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Utilisation et compréhension d'un ERP
• Bonne compréhension des modèles de facturation (régie, forfait, licences, prestations)
• Rigueur administrative et sens du détail

Savoir être :

• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et fiabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe

À propos de NEVERHACK

NEVERHACK est un groupe international de cybersécurité fort de plus de 40 ans d'expertise. Présent dans plus de 10 pays et comptant environ 1 200 collaborateurs, notre mission est de concevoir et de déployer des solutions de cybersécurité qui protègent les entreprises et les particuliers face aux menaces numériques.

Nous croyons que toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, mérite une cybersécurité de haut niveau, accessible et innovante.

Notre croissance repose sur un atout clé : l'investissement continu dans la formation et le développement de carrière de nos collaborateurs, afin qu'ils restent à la pointe d'un domaine en constante évolution.

Notre savoir-faire couvre le conseil, la formation, l'évaluation des risques et l'intelligence artificielle. Nous concevons et sécurisons également des systèmes de cyberdéfense embarqués et des infrastructures critiques, tant pour les entreprises privées que pour les institutions publiques.

Nos valeurs

Au cœur de NEVERHACK se trouvent trois valeurs fondamentales : Confiance, Proximité et Expertise .

Notre ADN : la passion pour la technologie, le goût du challenge, l'apprentissage continu et la détermination à résoudre les problèmes de demain, dès aujourd'hui.