CDD - Assistant Commercial et Administratif F/HAxens

Le groupe Axens propose une gamme complète de solutions pour la transformation du pétrole et de la biomasse en carburants plus propres, la production et la purification d'intermédiaires pétrochimiques, le recyclage chimique des plastiques, ainsi que le traitement du gaz naturel, de l'eau et le captage du carbone.
L'offre comprend des technologies, des équipements, des unités modulaires, des catalyseurs, des adsorbants et des services associés. Axens intervient sur toute la chaîne de valeur, de l'étude jusqu'à l'exploitation des installations.
Entreprise du groupe IFPEN, Axens combine l'agilité d'une structure à taille humaine avec une présence internationale.

Ce poste au sein de la division T&TS vise à coordonner des offres techniques dans un contexte de transition énergétique. Il combine support administratif (agendas, déplacements, événements), appui commercial (gestion des appels d'offres, propositions, coordination) et gestion interne (intégration, interface services, logistique), contribuant au bon fonctionnement et à la performance de l'équipe.
Le poste, intégré à la Business Division Technology and Technical Support (T&TS), s'inscrit dans un environnement transversal impliquant une collaboration étroite avec plusieurs lignes de produits. Les missions associées sont variées et s'articulent autour de trois grands axes complémentaires : le support administratif et organisationnel, l'appui commercial aux équipes et la coordination interne.
Le premier axe concerne le support administratif et organisationnel, qui constitue le socle du poste. La personne est en charge de la gestion des agendas et de la planification des activités, en veillant à l'optimisation des emplois du temps. Elle organise les déplacements professionnels , incluant les réservations, la logistique et les formalités d'accès aux sites clients. Elle assure également la préparation et la coordination de séjours pour différents publics, notamment les clients, les délégations et les collaborateurs internationaux. Par ailleurs, elle contribue activement à l'organisation d'événements internes, comme des réunions ou des séminaires, en prenant en charge les aspects logistiques et organisationnels. Enfin, elle joue un rôle d'assistanat auprès du Directeur de la Business Unit, en facilitant la gestion quotidienne et la coordination des priorités.
Le deuxième axe porte sur le support commercial et l'accompagnement des équipes. La personne participe à la gestion des documents et dossiers liés aux propositions commerciales. Elle intervient dès la réception des appels d'offres ou des expressions d'intérêt, en assurant leur traitement et leur suivi. Elle gère également la boîte e-mail dédiée du service et contribue à la constitution et au suivi des dossiers de préqualification. Elle prend part à la préparation et à la coordination des propositions technico-commerciales en lien avec différentes équipes, ce qui implique un important travail de coordination interne. Son rôle est d'appuyer les équipes de propositions dans leurs activités quotidiennes, en veillant à la qualité des livrables, au respect des délais et à la cohérence des informations transmises aux clients.
Le troisième axe concerne la coordination interne et la gestion administrative quotidienne. La personne accompagne les arrivées de nouveaux collaborateurs en organisant leurs accès informatiques et en coordonnant les démarches administratives nécessaires à leur intégration. Elle agit également comme un point de contact entre les différents services internes, facilitant les échanges et assurant la fluidité de la communication. De manière plus globale, elle contribue au bon fonctionnement de l'équipe en assurant diverses tâches administratives et logistiques, telles que la gestion des fournitures de bureau.
En résumé, ce poste polyvalent joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'équipe, en combinant organisation, coordination et support opérationnel, tout en contribuant à la qualité des interactions internes et à la performance des activités commerciales.

Le profil recherché correspond à un(e) candidat(e) titulaire d'une formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat, commerce ou gestion, disposant idéalement d'une première expérience en assistanat administratif et/ou commercial. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et PowerPoint, est indispensable pour assurer efficacement les différentes missions du poste.
Un niveau d'anglais intermédiaire (B1/B2), à l'écrit comme à l'oral, est également requis afin de faciliter les échanges dans un environnement international.
Au-delà des compétences techniques, ce poste nécessite de fortes qualités personnelles. Le/la candidat(e) doit faire preuve d'un excellent sens de l'organisation, de rigueur et d'autonomie, tout en étant proactif(ve) dans la gestion de ses missions.
Enfin, de très bonnes capacités relationnelles et un fort esprit d'équipe sont essentiels pour collaborer efficacement avec différents interlocuteurs et évoluer dans un environnement transversal.