Secrétaire médical en Médecine Polyvalente F/H - CDD - CastresELSAN

ELSAN, leader dans l'hospitalisation privée en France, en médecine chirurgie et obstétrique, compte aujourd'hui 28 000 collaborateurs et 7 500 médecins libéraux qui exercent dans les 140 établissements du groupe. Ils prennent en charge plus de 4 millions de patients par an.Le groupe de santé ELSAN est un acteur de référence de l'offre de soins en France, présent dans l'ensemble des métiers de l'hospitalisation (médecine, chirurgie, obstétrique, cancérologie, soins de suite, hospitalisation à domicile, urgences, soins primaires, psychiatrie..) et dans toutes les régions de l'Hexagone.Fort d'une politique d'investissement ambitieuse, ELSAN structure une offre médicale qui répond aux attentes des patients et des médecins en apportant des solutions technologiques et organisationnelles innovantes, et en encourageant une dynamique d'excellence médicale.

Dans le cadre d'un remplacement, la Polyclinique du Sidobre recherche un(e) Secrétaire Médicale en Médecine Polyvalente. Le poste est proposé en CDD temps plein, uniquement pour remplacement de congés, au sein d'un service dynamique et en contact permanent avec deux médecins généralistes spécialisés.

Vos missions

Au sein du service de médecine polyvalente, vous travaillez en étroite collaboration avec deux médecins, l'équipe soignante, l'assistante sociale et les partenaires médico‑sociaux. Vous jouez un rôle central dans la coordination du parcours patient et la fluidité de l'organisation du service.

Accueil et gestion administrative

• Accueil téléphonique et physique des patients et des familles (régulation, renseignements, orientation).
• Gestion des mails, courriers, fax et convocations.
• Création et mise à jour des dossiers patients (administratifs et médicaux).
• Lecture carte vitale / mutuelle, identito‑vigilance, classement et scannage des documents.
• Préparation des dossiers pour les consultations et hospitalisations.
• Tenue à jour du tableau des astreintes des médecins.

Gestion du parcours patient

• Prises de rendez‑vous d'examens, imagerie, consultations spécialisées.
• Organisation du parcours patient : coordination avec les prestataires (IDEL, kiné, aide à domicile, fournitures médicales, ambulanciers…).
• Création des annonces dans WEB100T (hospitalisation, HDJ, consultations).
• Préparation et organisation des sorties :
• contact avec les familles, EHPAD, SSR, HAD, DAC 81 ;
• programmation du transport ;
• préparation des pochettes de sortie (CR, examens, ordonnances, convocations).
• Suivi des demandes EHPAD / SSR via Via Trajectoire et transmissions aux équipes.

Production et suivi des documents médicaux

• Mise en page et envoi des comptes rendus médicaux.
• Saisie des actes de nomenclature pour consultations et hospitalisations.
• Numérisation et mise en lecture DMP des documents patients.
• Pré‑complétions de formulaires médico‑sociaux (APA, SMR, ARDH…), finalisés par le médecin.

Facturation et tâches administratives diverses

• Saisie des actes et contrôle des éléments administratifs.
• Commande et suivi des fournitures du secrétariat.
• Mise à jour des tableaux Excel (DMS, effectifs mensuels…).
• Collaboration quotidienne avec les équipes médicales et paramédicales pour assurer la continuité de la prise en charge.

Logiciels utilisés

Profil recherché

• Diplôme de secrétaire médical(e) obligatoire.
• Une expérience en médecine polyvalente ou en secrétariat médical hospitalier est un plus.
• Très bonne maîtrise informatique.
• Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Excellentes qualités relationnelles : écoute, empathie, patience.
• Capacité à gérer des situations complexes et à coordonner plusieurs interlocuteurs.
• Très bon niveau d'orthographe et maîtrise de la terminologie médicale.

Processus de recrutement simple & rapide

1. Premier échange avec Marie, Coordinatrice Recrutement Territorial.
2. Rencontre avec la Directrice des soins et la Responsable des Ressources Humaines.
3. Visite du service et échange avec les équipes.
4. Retour sous 48h avec simulation de salaire personnalisée.

À propos de la Polyclinique du Sidobre

La Polyclinique du Sidobre, établissement privé du groupe ELSAN, compte près de 180 lits et places et propose une offre de soins complète en médecine et chirurgie. Nos activités s'articulent autour d'une large diversité de spécialités :

• Médecine : médecine polyvalente à orientation gériatrique, cardiologie, gastroentérologie, neurologie, oncologie (dont hôpital de jour de chimiothérapie).
• Chirurgie : orthopédie, urologie, chirurgie digestive, ORL, ophtalmologique, vasculaire et gynécologique.
• Soins Aigus : Service d'Urgences et Unité de Soins Continus

Cette pluridisciplinarité favorise une collaboration étroite entre les équipes et une prise en charge coordonnée des patients.

Vivre et travailler à Castres

Située au pied de la Montagne Noire et à seulement 1h de Toulouse, Castres offre un cadre idéal pour conjuguer épanouissement professionnel et qualité de vie.La ville bénéficie de :

• un logement abordable,
• un environnement naturel préservé,
• un bassin d'emploi dynamique,
• une vie culturelle et sportive riche, portée notamment par le Castres Olympique (Top 14).

Notre engagement

Fidèle à ses valeurs, la Polyclinique du Sidobre promeut la diversité, l'égalité des chances et l'inclusion. Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux personnes en situation de handicap.