Event Manager H/F - Abbaye des Vaux de Cernay & La FermeGroupe ACCOR

Accor est un leader mondial de l'hôtellerie, fort de plus de 5 000 hôtels et de 10 000 espaces de restauration et bars implantés dans 110 pays. Le groupe déploie un écosystème hôtelier pleinement intégré, qui compte parmi les plus diversifiés du secteur. Celui-ci associe des enseignes de luxe et haut de gamme à des offres milieu de gamme et économiques, adossées à des concepts lifestyle exclusifs, lieux de spectacle et de divertissement, vie nocturne, restaurants et bars, résidences privées, hébergements partagés, services de conciergerie, espaces de co-working... Accor dispose ainsi d'un portefeuille de marques incomparables, animé par quelque 300 000 collaborateurs à travers le monde. Plus de 65 millions de membres bénéficient par ailleurs du programme de fidélité complet du groupe, ALL - Accor Live Limitless, le compagnon lifestyle du quotidien, qui donne accès à un large éventail de récompenses, de services et d'expériences. Le groupe s'attache en outre, au travers de ses initiatives Planet 21 - Acting Here, Accor Solidarity, RiiSE et ALL Heartist Fund initiatives, à agir concrètement en matière d'éthique et d'intégrité professionnelle, de tourisme responsable, de développement durable, d'engagement solidaire, de diversité et d'inclusion.

Paris Society réinvente l'hôtellerie en s'installant dans le monument iconique, l'Abbaye des Vaux-de-Cernay, devenu un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l'Abbaye des Vaux-de-Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet dans la Vallée de Chevreuse. Abbaye entame désormais, avec Paris Society, une nouvelle page de son histoire, prête à rayonner à travers le monde et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s'illustrant grâce à des prestations uniques telles que

• 144 chambres présentes sur 3 bâtisses
• 4 restaurants et 2 bars
• des espaces séminaires
• un Spa et des espaces bien-être
• un éventail d'activités

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager H/F est le/la garant.e de l'expérience client en matière de réalisation et d'organisation d'évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu'au départ du client.

Les missions principales :

1- Relation clients :

• Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente groups & events après signature du contrat
• Gère de manière globale l'événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications
• Est l'interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation
• Accueille le client et l'accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement

2- Technique Métier / Production / Organisation :

• Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d'espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l'activité et réalisation des forecasts
• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l'hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, etc.et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l'événement
• Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l'hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération
• Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire
• En charge de la gestion des prestataires externes éventuels

Suivi post event :

• Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l'équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins
• S'assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l'hôtel

3- Autres responsabilités :

• Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires
• Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)
• Assiste le Chef de Service dans l'élaboration et la mise à jour des documents internes ; mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi
• Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines
• Veille avec un soin particulier à l'éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.

• Au minimum 3 à 5 ans ans d'expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium
• Maitrise du français et de l'anglais impératif
• La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus
• Excellentes aptitudes de communication, à l'oral comme à l'écrit
• Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités
• Vous maîtrisez la culture de l'hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers
• Doté.e d'un excellent relationnel et d'un véritable esprit d'équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur
• Capacité à s'adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d'une clientèle exigeante,
• Orienté client sans perdre de vue l'atteinte des objectifs ambitieux

Responsable hiérarchique

Catering & Event Manager / Director of Groups& events

Lieu : Route de l'Abbaye, 78720 Cernay-la-ville, France

Notre philosophie :

Le Groupe Paris Society recrute et reconnait tous les talents.

« L'hospitalité est une valeur d'avenir, et nous entendons bien l'incarner. » Laurent de Gourcuff

AVANTAGES ACCOR (une fois la période d'essai passée) :

• Tarif préférentiels exclusif dans les hôtels Accor
• 30% de réduction F&B (hors Mama Shelter)
• Gain de points de fidélité
• 20% sur les thalasso /SPA (jusqu'à 30% sur Willowstream)
• 30% sur les boutiques Novotel/SoBoutique by Sofitel (20% sur les boutiques Fairmont)
• 30% sur les green fees (Fairmont, Raffles, Swisshotel)
• Offre flash

AVANTAGES ABBAYE :

• 50% sur tous les produits 'brandés' Abbaye (hors collab) en boutique
• Journée d'anniversaire (journée autorisé payée à partir d'un an d'ancienneté, 1 semaine avant ou après la date)
• 1 repas pour 2pax par an dans un des restaurants de l'Abbaye (sur réservation) *
• 1 nuit offerte par an (lundi-jeudi selon disponibilité, PDJ inclus, 2 pax, sur réservation) *
• Remboursement du pass Navigo à 100%**
• Valorisation du repas à 6,80 € - FOODLES**
• Pick-up depuis les gares (Rambouillet, Essarts-le-Roi, Saint Remy les Chevreuses)
• Prime de cooptation
• Assistante sociale (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Aide juridique (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Cours de français et cours d'anglais (formation, développement, accompagnement aux différentes formations)
• Noël des enfants du personnel
• E-learning, good habits : formations gratuites sur application
• Uniforme fourni et blanchi
• Logement (selon profil)

*à partir d'un an d'ancienneté

** pour les salariés basés à l'Abbaye uniquement