Responsable de service – Responsable des Affaires Générales F/HFilieris

Filieris est un groupe de santé proposant une offre de soins diversifiée : centres de santé, services d’aide et de soins à domicile, établissements et services sanitaires et médico sociaux. Issues du régime de protection sociale des mines, les structures Filieris sont ouvertes à toute la population, quel que soit le régime de sécurité sociale du patient. Elles sont gérées par la Caisse Autonome Nationale de la Sécurité sociale dans les Mines (CANSSM).

L’organisation de Filieris s’appuie sur un siège social basé à Paris et trois services territoriaux situés pour le Nord à Lens, pour l’Est à Metz et pour le Sud à Alès. Chaque service territorial assure, pour son territoire, la gestion des structures Filieris et conduit des actions de prévention et de promotion de la santé.

Au quotidien, ce sont quelques 4300 professionnels qui exercent au service des patients et opérationnels au service de la performance du groupe.

Le/la responsable de service - Responsable des Affaires Générales, sera rattaché(e) à la Direction du Patrimoine Immobilier de la CANSSM. Cette Direction est directement rattachée à la Direction générale du groupe et est organisée en trois pôles : Gérance, suivi du réseau et développement durable ; Travaux et Services Généraux. 

La Direction du Patrimoine Immobilier coordonne et met en œuvre la politique immobilière de la CANSSM sur l’ensemble du territoire (travaux, locations, acquisitions-ventes, gestion…). Elle promeut également la politique RSE au sein de Filieris.

Avantages : Télétravail possible (2jours/semaine) au bout de trois mois d’ancienneté, horaires flexibles permettant de concilier vie personnelle et vie professionnelle, tickets restaurant, formation professionnelle, activités sociales et culturelles du CSE, 1% logement, complémentaire santé, prévoyance, accompagnement social d’entreprise, prime de crèche sous conditions, compte épargne temps, mobilité interne et inter-régime.

Rattaché(e) directement à l’Adjointe au Directeur du Patrimoine Immobilier, et avec l’appui d’un collaborateur dont vous assurez le management, vos principales missions s’articulent autour des activités suivantes :

· Assurer la gestion des achats et budgets de la logistique

- Gérer et suivre les marchés et contrats divers ;

- Demander des devis, analyser des offres, saisir des engagements, valider des factures

- Elaborer et suivre le budget logistique du Siège.

· Assurer la gestion et le suivi des prestataires extérieurs (accueil, courrier, gardiennage, chauffage, ascenseurs, SSI, extincteurs, BAES, RIA, portes…)

- Vérifier les présences, la bonne réalisation des tâches, le respect des prestations marchés par les prestataires de services ;

• Suivre les travaux de petit entretien : récupérer les bons d’intervention, vérifier la bonne réalisation des prestations ;

• Rattaché(e) directement à l’Adjointe au Directeur du Patrimoine Immobilier, et avec l’appui d’un collaborateur dont vous assurez le management, vos principales missions s’articulent autour des activités suivantes :

  · Assurer la gestion des achats et budgets de la logistique

  - Gérer et suivre les marchés et contrats divers ;

  - Demander des devis, analyser des offres, saisir des engagements, valider des factures

  - Elaborer et suivre le budget logistique du Siège.

  · Assurer la gestion et le suivi des prestataires extérieurs (accueil, courrier, gardiennage, chauffage, ascenseurs, SSI, extincteurs, BAES, RIA, portes…)

  - Vérifier les présences, la bonne réalisation des tâches, le respect des prestations marchés par les prestataires de services ;

  - Suivre les travaux de petit entretien : récupérer les bons d’intervention, vérifier la bonne réalisation des prestations ;

  - Gérer et coordonner les plannings d’intervention des entreprises en lien avec l’accueil et avec les occupants de l’immeuble ;

  - Réaliser les visites des contrôles périodiques obligatoires (électricité, ascenseurs…)

  · Assurer le suivi et l’organisation de la vie du site (Siège) (déménagements, aménagements de salles, inventaires et stocks de mobilier, petits équipements, fournitures dépannage…)

  - Gérer les stocks (eau, enveloppe, etc …) ;

  - Assurer les commandes de fournitures (bureau et autres) ;

  - Gérer les archives : mouvements d’archives et destruction ;

  - Gérer le mobilier : enlèvement et recyclage du mobiliser HS, et commande du nouveau mobilier

  - Assurer les déménagements internes ;

  - Aménager les salles de réunion ;

  - Gérer et suivre les affichages obligatoires ;

  - Intervenir de manière ponctuelle sur des régalages et dépannage ;

  - Communiquer avec les différents locataires.

  · Gérer les déplacements professionnels des salariés du Siège

  - Assurer la commande des billets de transport et de véhicules de location ;

  - Gérer la flotte automobile (carte carburant, déclaration de sinistres, BIP de télépéage).

  · Sécurité

  - Mettre à jour les signalétiques de sécurité ;

  - Programmer et gérer les badges d’accès ;

  - Suivre le contrôle des caméras ;

  - Suivre les exercices d’évacuation semestriels ;

  - Gérer les situations d’urgence : alarmes …

Le poste requiert :

- Une formation supérieure de type Licence ou Master en logistique et affaires générales ;

- Une expérience d’au moins 6 ans sur un poste similaire ;

- Une bonne connaissance et compréhension des réglementations relatives à la conformité et à la sécurité des locaux ;

- La maîtrise des outils bureautiques et comptables et une adaptation à la gestion éventuelle de nouveaux outils informatiques ;

- Un bon relationnel et capacité à communiquer pour la gestion des relations avec les salariés, locataires et prestataires ;

Une capacité d’analyse et de résolution des problèmes.