[SOFRECO] Spécialiste administratif et financierJOBINLIVE

JobinLive est un cabinet de recrutement et de communication RH orienté inclusion avec un objectif simple : la mise en relation des candidats en situation de handicap en recherche d'emploi avec les recruteurs à la recherche de nouveaux talents.
Depuis 2006, notre équipe de recruteurs passionnés accompagne les entreprises dans leur recherche de nouveaux talents dans les secteurs suivants :
Bancaire, IT, Commerce, Distribution, Energie ou encore Hôtellerie-Restauration. Chaque année, ce sont des milliers de candidats accompagnés vers l'emploi et des centaines de recruteurs qui intègrent des talents diversifiés !
Que vous soyez candidat ou recruteur, notre équipe vous accompagne tout au long de vos recherches.

Avec plus de 4300 collaborateurs en France et à l'international, le Groupe Ginger intervient dans les domaines de l'ingénierie de la construction, de l'environnement et de l'aide publique au développement. Depuis plus de 90 ans, Ginger est un groupe d'ingénierie indépendante et engagée, au service du développement technique et humain. Ensemble, nous construisons un avenir durable et innovant, en répondant aux enjeux sociétaux et environnementaux actuels.

1. Description générale de la mission

En appui et sous la supervision de la Direction de contrat, l'Assistant Contract Manager contribue à la bonne exécution du contrat en appuyant son suivi financier et administratif. Il participe au respect des engagements contractuels, financiers et budgétaires et apporte un appui à la gestion administrative du projet au quotidien en coordination avec l'équipe d'experts.

2. Responsabilités principales :

Sous la supervision de la Direction de projet et en collaboration avec le gestionnaire comptable :

A. Suivi financier et budgétaire

A-1/ Appui au suivi budgétaire du contrat en veillant en veillant au respect des exigences des bailleurs de fonds et des directives de la Direction de projet :

· Participer à l'établissement des prévisions mensuelles et annuelles en termes de CA, suivre au jour le jour les dépenses du projet et mettre à jours les tableaux de suivi budgétaire (sous Excel) et le logiciel de gestion de projet ;

· Préparer, sous la supervision de la Direction de projet, les demandes d'approvisionnement de la caisse et du compte bancaire local ;

· Réceptionner et vérifier mensuellement les documents comptables du projet envoyés par le bureau dans le pays : les caisses et banques avec les pièces justificatives.

A-2/ Contrôle et reporting :

· Aider à la collecte et à l'analyse des données financières (paiements, décaissements, justificatifs) et préparer les éléments de reporting pour les revues d'affaires mensuelles et pour la partie financière des rapports trimestriels et annuels contractuels.

A-3/ Suivi des procédures financières :

- Veiller au respect des procédures internes en assurant une traçabilité rigoureuse des opérations.

B. Suivi administratif et contractuel

Sous la supervision de la Direction de projet :

B-1/ Gestion documentaire : Contrôler, organiser et archiver les documents reçus du bureau local relatif à la gestion financière du projet (factures, demande d'approvisionnement, extrait des relevés bancaires, etc.) et les document contractuels et administratifs en lien avec les personnels du projet (feuilles de temps, conventions de prestation de services et avenants, etc.).

B-2/ Contrôle du respect des échéances en matière de suivi financier : surveiller les dates de restitution des rapports (trimestriels, annuels, etc. pour ce qui concerne la partie financière) : anticiper la mise à disposition des éléments nécessaires par le bureau local et par le siège et alerter la Direction de projet en cas de besoin d'actions correctives.

B-3/ Rédaction et suivi de rapports : Participer à la partie financière des rapports contractuels.

C. Support à la coordination et à la communication

C-1/ Interface entre l'équipe du siège et les experts projets dans le pays : assister la Direction de projet dans la coordination avec les équipes internes et externes (fournisseurs et partenaires locaux sous-traitant) sur les aspects financiers, logistiques et administratifs.

3. Profil recherché

Compétences techniques

- Connaissance de la gestion budgétaire et financière dans le cadre de projets d'aide au développement.

- Expérience dans le suivi administratif et la gestion documentaire.

- La connaissance des règles et procédures des bailleurs de fonds (ex. : AFD, Banque mondiale, BAD, Union européenne) est un atout.

Compétences transversales

- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

- Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles.

- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en environnement multiculturel.

- Maitrise du français oral comme écrit.

- Bonne maitrise de Excel, Word. Une connaissance de MS Project serait un atout.

Formation et expérience

- Diplôme en finance, gestion, administration ou domaine similaire (BAC+4).

- Une première expérience (stage ou emploi) en gestion de projets ou dans le suivi de contrats, notamment dans le secteur de l'aide au développement, serait un plus.

4. Environnement et conditions

- Poste à pourvoir au siège de la société en France (acteur majeur de l'aide au développement basé en proche banlieue parisienne) au sein d'un équipe de projet dynamique.

- L'assistant(e) travaillera sous la supervision directe de la Direction de projet et en étroite collaboration avec différents services internes et les équipes basées dans le pays du projet.