Assistant(e) de Direction- CDD 6 moisIPSEN

QUOI - Responsabilités Principales & Compétences Techniques

SUPPORT ADMINISTRATIF DE L'EQUIPE ET DU SVP (quand nécessaire)

• Répondre aux demandes d'informations des collaborateurs (mails, Teams, etc..) et les orienter
• Préparation de présentations : collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
• Traitement des envois UPS (international), sollicitation de coursiers (région parisienne). Veiller à la bonne livraison
• Mise à jour et suivi de tableaux et/ou fichiers pour le département
• Coordonner les démarches pour l'arrivée/départ de collaborateurs (internes/externe, tous sites confondus) avec les départements impliqués (ordinateur, téléphonie, accès IT, badges, RH, formations…)
• Mise à jour des fichiers en lien avec les mouvements du département (sous Excel, accès aux équipe Teams…)
• Mise à jour régulière de l'organigramme du département (sous Visio)
• Saisie et suivi des notes de frais du SVP
• Gestion rigoureuse des voyages du SVP en respectant la politique voyage du Groupe (réservation du trajet, des hôtels et modifications si nécessaire, demandes de visas ou autres procédures d'entrée sur les territoires étrangers, création de plan de voyage…)
• Fournir un support logistique pour les petits et grands évènements de département (5 à 120 personnes) dans un environnement international : coordination des évènements, incluant la commande de services de restauration, la gestion des listes de chambres, le suivi des réunions, la préparation des badges, la réponse aux demandes de documents pour l'obtention de visas, ainsi que la commande et la gestion des goodies

FINANCE : CONTRATS DE PRESTATIONS DE SERVICE ET CONTRATS EXTERNES (activités ponctuelles et en support à l'assistante Finances)

• Gérer les contrats en lien avec les managers responsables : suivi de la vie du contrat et de la facturation pour de département (Ariba)
• Formuler des demandes d'achats, assurer le traitement des commandes d'achat et des factures en veillant à respecter le budget
• Assurer la livraison dans ARIBA/SAP avant chaque fin de mois selon le calendrier de la Finance
• Suivi de la facturation : vérification des factures, veiller au règlement de celles-ci dans les délais, suivi du travail réalisé (prestations effectuées).

COMMENT - Connaissances & Expérience

Connaissances & Expériences (indispensables) :

• 5 à 7 ans en tant qu'Assistante d'un Directeur/d'une équipe avec des bases de comptabilité/finance
• Maîtrise du pack office Microsoft (word, excel, powerpoint…)

Connaissances & Expérience (souhaitées) :

• Outils : Sharepoint, Visio, Excel -TCD, Concur, Ariba, SAP
• Sens de l'analyse, gestion des priorités et rapidité d'exécution
• Proactivité et fiabilité
• Rigueur

Formation / Diplômes (souhaitées) :

• Bac + 2/3 Assistante de Direction / SAM Ou GPME

Langue(s) (indispensables) :

• Maitrise de l'anglais écrit & parlé