Assistant.e de gestion-support - Paris (CDI) - F/HAREP

Fondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d’architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet. Avec ses filiales en France et à l’international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l’urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l’évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST. Implanté en France et à l’international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.

Basé.e à Paris et rattaché.e à un directeur adjoint, j’intègre la direction management de projet du groupe AREP - un collectif de plus de 300 personnes aux multiples compétences, qui accompagne et conseille les maîtrises d’ouvrage à toutes les étapes d’une opération. Mes missions consisteront notamment à :

• Gérer le suivi administratif et financier des affaires (contrats) :
• Création des affaires et relire les offres, établir les devis (clients et coûts objectifs), et piloter leur circuit de signature via DocuSign.
• Assurer le suivi des affaires dans l’outil de gestion Akuiteo (saisie des avancements, relances clients, préparation des points mensuels avec le contrôle de gestion).
Organiser l’assistance à la Direction :
• Planifier et coordonner logistiquement les réunions (réservations de salles, convocations, rédaction des comptes-rendus).
• Gérer les déplacements (réservations de billets, hôtels) et les commandes de fournitures.
Faciliter l’accueil et l’intégration des collaborateurs :
• Créer les comptes collaborateurs et superviser leurs besoins logistiques (badges, cartes de visite, EPI).
• Mettre à jour les listes des collaborateurs et managers.
Contribuer à la communication interne/externe et aux relations clients :
• Participer au comité de communication de la direction et améliorer les supports et outils (fiches références, mise à jour du mailing clients).
• Accompagner les enquêtes de satisfaction et suivre la facturation des frais de déplacement.
Participer activement au réseau des assistants.es AREP : partager les bonnes pratiques et diffuser les informations clés au sein du groupe.
Contribuer à l’optimisation des outils et processus :
• Adapter les tableaux de suivi aux besoins des utilisateurs.
• Intégrer les retours d’audits AFNOR pour améliorer les routines de la Direction.

Ce poste est fait pour moi si :

• J’ai au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement complexe (BTP, ingénierie ou secteur connexe).
• Je maîtrise parfaitement les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et collaboratifs (Teams, SharePoint), ainsi qu’un ERP (Akuiteo ou équivalent).
• Je connais les processus administratifs et financiers (facturation, suivi budgétaire, gestion des contrats).
• Mon sens de l’organisation, ma rigueur et mon respect des délais sont des atouts clés dans mon quotidien.
• J’ai des qualités rédactionnelles et une aisance relationnelle, avec un sens du service marqué.
• Je fais preuve de discrétion, d’esprit d’équipe et d’adaptabilité, tout en étant proactif.ve et force de proposition.
• Je souhaite m’investir dans une dynamique collective, au sein d’un groupe fortement mobilisé sur les enjeux écologiques. Je souhaite m’épanouir dans un rôle polyvalent et transverse au cœur d’une direction dynamique.

Mes avantages :

• Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine
• 23 jours de RTT (dont 12 monétisables) en plus de mes 25 jours de congés payés
• Un 13ème mois
• Des primes de participation et d’intéressement
• Un forfait mobilité durable avec prise en charge de 80% de mes dépenses de transport domicile-travail
• Des dispositifs d’épargne salariale : PEE, Perco avec abondement
• Des dispositifs santé/prévoyance performants
• Une carte tickets restaurant

Date de prise de poste envisagée : dès que possible à partir de juin 2026.

Chez AREP, chaque talent compte. Dans le cadre de nos engagements en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, nos offres sont ouvertes à tous types de profils dès lors qu’ils disposent des compétences requises. Ainsi, en cas de besoin à votre arrivée, vous pouvez être être accompagné.e par un référent handicap et bénéficier des aménagements nécessaires et d’un suivi personnalisé.