CDI - Assistant(e) de Direction / Chargé(e) de Mission (H/F)

Ancré dans les savoir-faire de la Sellerie, métier fondateur de la Maison, Hermès Maroquinerie Sellerie crée, développe et fabrique des collections de produits en cuir et autres matières pour accompagner les clients de la maison à chaque instant.

La force de notre modèle artisanal singulier prend sa source dans la rencontre entre des matières authentiques sélectionnées avec exigence et la main des artisans selliers-maroquiniers formée aux savoir-faire d'excellence du métier.

Périmètre

Le périmètre est évolutif allant de 1 à 2 Directions (~ 60 personnes) autour de plusieurs départements répartis sur plusieurs sites géographiques (Pantin, Lyon)

Finalité du poste

Être en facilitation et en support sur les sujets administratifs et logistiques pour augmenter l'efficacité et la visibilité des Services. Les missions doivent contribuer à faciliter l'exercice des missions de 2 directeurs du Comité de Direction de Hermès Maroquinerie Sellerie, dans le respect de l'esprit de qualité et de service qu'Hermès entend développer.

Nature et étendue des activités principales

• Assistanat partiel des Directeurs
• Gérer ponctuellement l'agenda et coordonner les rendez-vous
• Préparer les réunions (préparer les dossiers, réserver les salles, les déjeuners, le matériel)
• Consolidation et mise en forme des supports de certaines présentations powerpoint : aide à la construction des présentations ponctuelles
• Réserver ponctuellement les déplacements des Directeurs (billets électroniques, location de voiture, réservation d'hôtels,) et établir les notes de frais, dans le respect des procédures en vigueur
• Classer/Organiser les dossiers et les archiver
• Saisir les demandes d'engagement de frais, Réaliser la réception (via MEO) , le cas échéant vérifier et pré-valider les factures (via Share & VIM)
• Contribuer au collectif des Directeurs avec une participation active aux réunions hebdomadaires et séminaire d'équipe

• Office management (localisations géographiques : Plusieurs sites à Pantin et Lyon)
• Commande de Fournitures et d'équipements de bureaux
• Support pour les changements de bureaux (organisation de la logistique avec les services généraux)
• Support pour les aménagements, déménagements
• Suivi des budgets de fonctionnement
• Gestion des bons de commandes ou contrats
• Lien à effectuer avec les sites hors Eurogim

• Evènementiel & vie d'équipe
• Organiser des évènements ponctuels pour l'ensemble des 2 Directions (séminaires, célébrations, lancement et clôture de projets, réunions, déjeuners des points rencontres transverses avec les autres services concernés.
• Organisation d'évènements récurrents
• Organisation des parcours d'intégration pour les nouveaux embauchés
• Organisation des pots de départ dans leur intégralité

• Routine d'équipe
• Organiser les routines de pilotage de la direction (une vingtaine de réunions récurrentes par an) en lien avec la communauté des assistants de HMS

EXPERIENCE

Expérience confirmée en Assistanat de Direction (minimum 5 ans) dans un environnement exigeant (multi site, plusieurs directeurs, )

QUALITES & COMPETENCES

• Maîtrise Pack office (Excel, Powerpoint et Word)
• Anglais (" plus ")

• Capacité à créer du lien avec les équipes
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur, précision, organisation et anticipation
• Capacité à rester pragmatique pour ordonner les priorités
• Excellent sens relationnel et forte capacité à fédérer et maintenir le lien entre les équipes
• Sens du service client et de l'humain
• Leadership pour interagir avec des interlocuteurs variés aussi bien internes, qu'externes
• Agilité d'esprit pour traiter les différents sujets du quotidien