Assistant de Direction (H/F) - Guyancourt (78) et Paris 15ème (75)AKTISEA

Nous recherchons pour le compte de notre client, spécialisé dans la production informatique, des infrastructures et des plateformes technologiques d'un grand groupe bancaire, deux Assistant de Direction (H/F).

Les postes sont à pourvoir en CDD de 6 mois minimum, sur les localités suivantes à Guyancourt (78) et Paris 15ème (75).

Notre client est le pôle infrastructure et production informatique d'un grand groupe bancaire regroupant plus de 2000 collaborateurs. 

Leur modèle opérationnel est organisé autour de trois grands axes :

• La DGA Fonctionnement comportant l'ensemble des fonctions supports;
• La DGA des Clusters qui prennent en charge la production des applications métiers en assurant une qualité de service et un maintien opérationnel au quotidien, et qui accompagnent les DSI et clients internes/entités du groupe dans l’implémentation des projets métiers et dans leurs transformations ;
• La DGA des Pôles Technologiques, qui portent les activités technologiques de l'entreprise, tant en fonctionnement (RUN) qu'en construction (BUILD) et mutualisent les plateformes technologiques partagées à l'échelle du Groupe.

La DGA des Clusters comprend environ 500 collaborateurs répartis sur 8 Clusters métiers.

Rattaché(e) au CTO du Cluster CIB, vous assurerez l’assistanat et le pilotage administratif du Cluster mais également de 2 autres clusters, soit auprès de 3 CTO et d’environ 250 collaborateurs.

Vous interviendrez donc en véritable support pour la gestion quotidienne des agendas et répondrez aux différentes demandes des équipes.

Vos principales missions en tant qu’Assistant de direction F/H, en lien avec l’ensemble des assistantes de direction de l'entreprise, sont les suivantes :

• Veiller à la bonne organisation des agendas, des comités, des réunions ;
• Assurer l'ensemble de la logistique d'un évènement, accueil visiteurs, relations avec les externes (Groupe, fournisseurs) ;
• Planifier les comités internes et organiser des réunions internes ou externes ;
• Organiser la logistique des déplacements en France et à l’étranger ;
• Gérer les notes de frais ;
• Être l’interface privilégié des différentes équipes (gestion administrative et logistique des équipes) ;
• Assurer le lien et la coordination avec les autres assistantes.

Vos principales missions de pilotage administratif :

• Assurer le suivi logistique (arrivée et départ de collaborateurs) : gérer le on/off boarding de bout en bout (Equiper le collaborateur d’un pc, badge, téléphone portable, habilitations) ;
• Gérer les astreintes managériales ;
• Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau ;
• Être le prescripteur centralisant les commandes, le paiement des factures ;
• Assurer la compliance de nos contrat fournisseurs ;
• Assurer le renouvellement des contrats ;
• Suivre la saisie régulière des informations dans les outils : NosTalents, Triskell...

Télétravail : hybride

Vous êtes titulaire d'un Bac + 2 en assistanat de Direction ou équivalent.

Vous possédez une expérience en assistanat de direction de haut niveau de minimum 6 ans.

Niveau d'expérience minimum : 6 - 10 ans 

Compétences recherchées :

• Anglais courant souhaité (non obligatoire pour l'un des postes) 
• Capacités rédactionnelles et relationnelles ;
• Attrait pour les activités menées sous forme de collaboration et de co-construction ;
• Faire preuve de discrétion (sujets sensibles, confidentiels) ;
• Capacité d’animation, d’organisation et rigueur ;
• Capacité d'adaptation aux outils informatiques (gestion des temps, des arrivées/sorties de personne) ;
• Esprit d'initiative et d’amélioration constante, forte réactivité ;
• Capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral ;
• Priorisation des tâches, planification et gestion de plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Anticiper les besoins ;
• Adaptabilité et résistance au stress ;
• Esprit d’équipe et communication fluide.

Outils informatiques :

• Très bonne maîtrise du Pack office et d'Outlook.