ASSISTANT DE DIRECTION TERRITORIALE - CDI - CHOISY LE ROI (H/F)

Opérateur public de référence, Grand Paris Aménagement est un établissement à taille humaine, composé de 250 collaborateurs, animés par le sens de l'intérêt général et l'ambition de (re)créer de la qualité de vie pour les habitants d'Île-de-France, et pour longtemps.

Avantages :

• RTT
• Remboursement des transports à 50%
• Plan d'épargne entreprise
• Intéressement
• Mutuelle

Rattaché.e hiérarchiquement à la Directrice Territoriale, vous l'assistez dans la réalisation de ses missions.

Vous organisez les plannings en fonction des priorités, en prenant en charge les tâches administratives, en assurant la coordination avec le cabinet et en préparant, en toute confidentialité, les dossiers à traiter.

Vos activités principales sont les suivantes :

• Assistanat de la Directrice territoriale Grand Paris Seine Amont

-Gestion des agendas, avec organisation des réunions multi partenariales et des réunions mobilisant la Directrice territoriale ou les Directeurs de projets pour des réunions en lien avec la Direction Générale,

-Organisation des déplacements (ordres de missions, gestion des notes de frais, gestion des commandes liés aux déplacements)

- Appui à la Directrice territoriale pour ses courriers (réception, dispatch, suivi des réponses, envoi et archivage dans les dossiers opérationnels), ses notes, ses rapports, le suivi des parapheurs et eparapheurs ainsi que la gestion documentaire

-Appui pour la préparation des Conseils d'administration (sur forme et respect des délais, la production étant à la main des équipes opérationnelles)

• Assistanat de la Direction territoriale Grand Paris Seine Amont

-Gestion et suivi des délais de réponse aux demandes de notes, courriers, tableaux de bord… émanant du cabinet ou de la direction générale

-Entretien de la base contacts de la direction (consolidation des bases des directions de projets pilotées par les assistantes de projets)

- Interface avec les autres directions

-Gestion des fournitures courantes pour la direction

- Création et suivi des tableaux de gestion des directions (congés,…)

- Participation à la gestion des arrivées/départs au sein de la direction avec le service informatique et les moyens généraux

- Organisation des campagnes d'archivage

- Appui à la diffusion de l'information au sein de la Direction territoriale

- Contribution à l'organisation des moments de convivialité de la direction

-Contribution à l'organisation / préparation des événements (salons, tables rondes, visites…) mobilisant la direction

• Assistanat d'une Direction de projets au sein de la Direction territoriale :

Gestion des opérations :

- Organisation des réunions projets et comités en lien avec les projets suivis

-Contribution à la préparation des dossiers et documents pour les revues de projet, les comités de pilotage…

- Contribution à la gestion de site dès lors que les opérations entrent en phase active conformément aux limites de prestations définies avec la Direction foncière : sécurisation, gestion du patrimoine, interface avec les entreprises et concessionnaires, accueil du public….

-Suivi des conventions avec les concessionnaires (CCRO) et gestion des demandes de remboursement

-Suivi des remboursements des branchements

- Relecture et mise en forme des comptes-rendus à la demande des opérationnels

- Préparation de parapheurs et e-parapheurs en lien avec les opérations et suivi jusqu'à signature du Directeur de projets, dans le respect des délégations de signatures

Gestion financière et marchés des projets

-Gestion administrative des volets techniques des projets en appui de l'équipe projet (courriers, constitution des dossiers de lancement de consultations, rédaction d'ordres de services, suivi des déclarations de sous-traitance, réception de travaux, bordereaux de suivi des déchets, déclarations obligatoires, gestion administrative des concessionnaires, collecte des DOE, dossiers de remise en gestion, dossiers de demande de permis de construire…)

-Gestion administrative des dossiers de marchés, suivi des bons de commande et des engagements dans l'outil de gestion financier (GO7) et suivi des facturations et des paiements fournisseurs en lien avec les Directions Financière et Comptable

-Création et mise à jour semestrielle à minima d'un tableau de suivi des engagements non soldés par opération

- Contribution au suivi des subventions (Suivi des échéances, aide à la constitution des dossiers de demande de paiement)

Référent Moyens généraux pour le site

- Vie des locaux (installation des nouveaux collaborateurs, collecte de demandes, gestion des consommables et fournitures) et relation prestataires récurrents (nettoyage, courrier, coursier, etc. dont mobilité)

- Pilotage de la maintenance des installations techniques et interlocuteur sur site pour les locataires (site de Choisy-Le-Roi)