Secrétaire d'Agence F/HVINCI

VINCI Construction est l'un des principaux acteurs français de la construction d'infrastructures de transport et des aménagements urbains. Nos équipes réalisent et maintiennent des infrastructures de transport et interviennent dans l'aménagement de sites industriels, commerciaux et urbains. Grâce à son réseau industriel - production de granulats et de matériaux pour la route et les voies ferroviaires - VINCI Construction maîtrise sa chaîne d'approvisionnement.

VINCI Construction - Division Route France recherche un Assistant Opérationnel au sein de la délégation Ile-de-France / Normandie.
Partenaire des territoires, la division Route France de VINCI CONSTRUCTION développe des solutions de mobilité pour améliorer la compétitivité économique et renforcer le lien social, par la conception, la construction et l'entretien des infrastructures de transport et des aménagements urbains.

Poste à mi-temps (idéalement le matin).
Vos missions :
Pour l'Agence :
Accueil physique et gestion du standard téléphonique
Gestion de la boite mail agence
Élaboration, rédaction et diffusion des courriers et des notes de service
Mise à jour de l'organigramme, du livret d'accueil
Classement des différents documents sur le Sharepoint
Gestion des demandes de prêt de véhicule
Gestion, désignation et suivi des avis de contraventions
Gestion des contrats cadres avec les agences de location d'engins et de transport routier
Insertions publicitaires auprès des communes / Club
Gestion du stock et commande des fournitures de bureau
Elections du CSE : Organisation des élections, gestion des résultats et dépôts aux différents organismes compétents.
Diffusion et affichage des CR du CSE
Mise à jour des différents affichages obligatoires
Gestion des EPI
Gestion logistique des événements :Organisation des déjeuners lors des formations
Organisation du séminaire de fin d'année, WE cohésion, départs en retraite, gestion des voeux, etc.
Commandes des cadeaux de fin d'année pour les clients et les salariés + gestion des stocks
Gestion des Assurances :
Déclaration des sinistres auprès des compagnies d'assurances
Gestion et suivi des sinistres déclarés : avec le service juridique du CSP et les compagnies d'assurances jusqu'à la clôture du dossier
Gestion des protocoles amiables
Préparation des documents pour les dépôts de plaintes
Mise à jour du tableau de suivi
Gestion et suivi des sinistres auto avec les compagnies d'assurances, garagistes et experts jusqu'à la clôture du dossier
Profil recherché :
Idéalement de formation Bac à Bac+2 (type BTS Assistant de gestion PME PMI, DUT GEA), vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire.
Une connaissance du secteur du BTP sera appréciée.
La maîtrise des outils informatiques (la maître d'Office 365 dans son sens large, notamment pour la migration SharePoint) est indispensable. Une connaissance de SAP serait appréciée.
Votre aisance relationnelle, votre dynamisme et votre rigueur vous permettront de vous intégrer rapidement au sein de notre équipe.