Assistant commercial et ADV H/F

Le Groupe EFI Automotive, équipementier de rang 1 reconnu, fournit aux principaux constructeurs automobiles mondiaux des systèmes électroniques et électromagnétiques. Nos produits phares sont les capteurs et actionneurs. Nous concevons des capteurs de position sans contact (utilisant des aimants permanents et cellules à effet Hall) pour équiper les moteurs, les boites de vitesses et les modules actionneurs pour l'automobile.

Notre force d'innovation est au coeur des enjeux de l'automobile, en particulier ceux de la mobilité. Grâce à l'expertise de ses hommes et à la maîtrise de savoir-faire multiples qui font la différence, EFI, équipementier automobile global de plus de 85 ans, crée des solutions technologiques innovantes pour relever les défis de la mobilité en rendant les véhicules plus écologiques, plus sûrs et plus confortables.

Vos principales missions seront :

Garantir la satisfaction client (relationnel, taux de service, performance supply chain, suivi des commandes des prototypes & outillages, réclamations, etc…) dans le respect des règles de l'entreprise. Vérifier la fiabilité des données clients (prévisionnels de commandes, prix, emballages, transport, etc…). Editer les factures conformément aux accords contractuels (prix, incoterm, délai de paiement etc..) et prendre en charge le premier niveau de relance des impayés. Maintenir étroitement la collaboration avec le service commercial et se tenir informer de la progression des contrats par exemple

Traiter les commandes et des ordres de livraison

Paramétrer dans notre ERP et/ou mettre à jour la structure des comptes (payeur, site livré, receveur des factures) et le référencement client (adresse, transporteur, emballage, incoterm, N° de commande ouverte, prix, …).
Réceptionner et vérifier les programmes de livraison dans le respect des contrats en vigueur. Gérer les anomalies et les écarts, pour la transmission des commandes par EDI,
Saisir les programmes de livraison non EDI (Web EDI, Mail, …) et assurer leur suivi (mise à jour des dates, modification des volumes, ajout et/ou suppression de références.
Vérifier la disponibilité des pièces et éditer la liste de préparation pour les magasins dans le respect des délais.
Faire la demande d'enlèvement aux transporteurs et vérifier en fin de journée l'état d'enlèvements du jour. En cas des palettes restées à quai, relancer les transporteurs et surtout informer les sites des clients impactés
S'assurer que la commande du client soit livrée selon la quantité et délais demandés par le client et en conformité avec les exigences clients. Mener toute action préventive ou corrective si nécessaire.
S'assurer de la fiabilité du carnet de commandes au quotidien et de repérer les variations anormales qui dépasseraient les accords contractuels en place (échanges avec les clients, analyses des flux Edi, cumul et paramétrage, etc…). Mettre à jour les besoins prévisionnels à 3 ans dans l'ERP à partir du budget une fois par an et reporter des ajustements selon besoin.
Informer la responsable Supply Chain, la logistique et les approvisionneurs en cas de variations du carnet de commandes.
Participer aux réunions hebdomadaires Plan de Production à 9 semaines (PDP).
Communiquer régulièrement avec les magasins pour garantir la bonne expédition des pièces
Diagnostiquer et documenter les situations de retards de livraison et demander si besoin des transports spéciaux afin d'éviter un arrêt de chaine client.
Suivre les règlements et relancer les impayés

Editer et envoyer les factures aux clients, et en intragroupe pour les ventes hors grand export.
Assurer l'import des factures sur les portails web de nos clients ; Récupérer tout document sur l'état de traitement, les informations sur les paiements à venir, etc…
Analyser les recouvrements et fournir un état d'avancement hebdomadaire.
Traiter les litiges de facturation
Gestion d'application des prix

Mettre à jour dans notre ERP les prix en respectant les dates d'application
En cas d'application par antériorité, identifier les volumes et les périodes pour générer la facturation correctives (factures ou avoirs)
Suivre les litiges logistiques

Suivre et challenger notre performance fournisseur EFI sur les portails clients.
Analyser les litiges reçus pour porter réclamation si besoin, ou apporter les actions correctives
Se tenir à jour d'évolution des guides Logistiques et faire adopter les méthodes de conditionnement attendues par nos clients.
Faire le point à minima 1 fois semaine avec les équipes magasins sur les anomalies de conditionnements, emballages, étiquetages etc…
S'assurer avec l'IT que toute évolution d'emballage (par exemple) soit prise en compte dans les paramétrages EDI
Assurer le suivi des emballages de substitution dans le respect de méthodes et de délai de prévenance vis-à-vis du client final.
Participer au suivi du projet

Gérer les commandes prototypes et échantillons initiaux (EI) : enregistrer les commandes, suivre les délais client, procéder à l'expédition et la facturation, dans le respect des termes contractuels (prix, service, transport, facturation etc…
Gérer les commandes outillage : enregistrer les commandes, procéder à la facturation, s'assurer du paiement.
Participer aux réunions de développement projet si demandé (phase SOP et changement de référence…).
Suivre l'évolution des produits : procéder au référencement correspondant dans le logiciel commercial, s'assurer de l'adéquation des commandes clients à la date de changement.
Activité sur Portail client

Renseigner les promesses de livraisons et confirmer les départs (conditionnement, les dimensions et poids, etc …)
Télécharger des manuels logistiques, répondre aux alertes
Vérifier la bonne intégration de nos factures
Mettre à jour toute information et toute donnée demandée par le client et qui est dans notre périmètre de responsabilité
Ces activités sont inscrites à titre indicatif et ne sont pas exhaustives.

Poste à pourvoir : Disponible immédiatement

Nous sommes situés à Beynost (20 min de Lyon) le transport en train est aussi possible

Profil, expérience ou formation requise :

Anglais courant obligatoire, Allemand courant serait un plus
Maitrise ERP et Pack Office
Qualités recherchées

Communication
Très bon relationnel externe et interne
Réactivité
Priorisation
Compétences nécessaires

Rigueur
Organisation
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe
Esprit d'analyse