Assistant administratif F/HUniverscience

La délégation à la qualité d'usage et à l'accessibilité définit les grandes orientations de la stratégie pour l'amélioration de l'expérience de visite pour tous. Elle garantit la permanence, la cohérence et l'homogénéité de la qualité de visite des publics pris dans leurs diversités. Elle a pour mission de diffuser la culture visiteur au sein de l'établissement pour la bonne prise en compte des besoins et des attentes exprimées sur les différents canaux qu'elle gère. Responsable de l'exploitation générale au quotidien, elle veille à la bonne coordination des activités. Elle définit les process pour gérer, en anticipation, les dysfonctionnements susceptibles d'impacter le parcours du visiteur. Elle dispose d'une équipe spécialisée dans l'accueil de public du champ social ou en situation de handicap qui participe à la définition et à la mise en oeuvre de la stratégie d'accessibilité en faveur des publics d'Universcience.

Au sein du pôle Qualité de service, vous contribuez activement au bon fonctionnement des activités en assurant un suivi administratif rigoureux et en facilitant la coordination entre les différents acteurs internes et externes.
Vos missions:
Vous assurez le suivi administratif du pôle et accompagnez les équipes dans la gestion opérationnelle quotidienne:
* piloter le suivi des commandes dans l'outil ELAP, du devis jusqu'au service fait, en lien étroit avec la Direction financière et juridique ainsi que les chargés d'exploitation;
* assurer le suivi des commandes UGAP, notamment celles relatives aux facilitateurs, en veillant à leur bonne exécution;
* participer aux réunions de suivi avec les prestataires, en contribuant à la qualité de l'exécution des prestations;
* gérer l'agenda des permanences des responsables d'exploitation en semaine;
* coordonner les demandes d'intervention (potelets, salles de pique-nique, signalétique…), en organisant les échanges entre les demandeurs et les équipes techniques, et en garantissant le bon aboutissement des actions
#P1

Ayant suivi une formation en gestion ou coordination, vous justifiez d'une première expérience réussie en suivi administratif et opérationnel.Pour réussir cette mission, vous vous vous appuyez sur :
* une grande rigueur et un sens de l'organisation affirmé, vous permettant de gérer plusieurs sujets en parallèle;
* une bonne maîtrise des outils bureautiques et une aisance avec les outils de gestion (type ELAP);
* une capacité à travailler en transversalité, avec des interlocuteurs variés;
* une réactivité et une fiabilité reconnues, associées à un réel sens du suivi;
* une connaissance des achats publics et de l'UGAP constitue un atout supplémentaire.