Alternance - Assistant administratif F/HUniverscience

La direction de la médiation scientifique et de l'éducation a pour finalité de donner le goût des sciences à tous les publics, de favoriser les vocations scientifiques et techniques et de développer le rôle éducatif et de formation professionnelle de l'établissement.

Nous assistons ces dernières années à une diversification des acteurs, des besoins, des objectifs et des pratiques de médiation scientifique. A l'instar des autres musées et autres centres de culture scientifique et technique, les équipes d'Universcience se mettent en scène pour vulgariser, transmettre, faire réfléchir sur les sciences et les techniques, leurs applications et leurs impacts sur la société et la vie quotidienne.
Vous souhaitez participer au renforcement des activités et à l'accompagnement des projets de la Direction de la médiation scientifique et de l'éducation ? Rejoignez-nous en alternance en tant qu'assistant administratif ou assistante administrative. Au coeur d'une direction stratégique dédiée à la diffusion des savoirs et à la coordination des actions éducatives, vous contribuerez à l'appui administratif et organisationnel de plusieurs entités.
Accompagné ou accompagnée par votre tutrice, vous prendrez en charge les activités suivantes :
* assurer l'appui administratif de différentes entités de la direction et contribuer au bon déroulement de leurs activités (2 départements de médiation à la Cité, pôle de coordination, école de la médiation);
* organiser et suivre les réunions et instances : gestion d'agendas, préparation de documents, coordination logistique, rédaction et diffusion de comptes rendus ;
* rédiger et mettre en forme des courriers, notes et documents administratifs ;
* réaliser et suivre des commandes via la plateforme dédiée, contribuer au suivi budgétaire simple et à la mise à jour des outils de pilotage et tableaux de bord ;
* participer à l'organisation des séminaires, colloques, formations et événements pilotés par la direction ;
* contribuer à la préparation administrative des missions en France et à l'étranger pour les personnels et intervenants concernés ;
* administrer et actualiser le fichier des contacts de la direction (personnalités extérieures, prestataires, etc.);
* assurer la gestion, l'archivage et le classement des documents de travail, ainsi que la veille thématique sur les dossiers stratégiques ;
* assurer l'accueil physique et téléphonique et veiller à la bonne circulation de l'information ;
* gérer l'approvisionnement en fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement de la direction ;
* participer à la gestion de l'adresse générique de l'École de la médiation.
* contribuer à la gestion administrative des formations de l'école de la médiation.

* vous préparez un bac+2 ou Bac+3 en gestion des entreprises et des administrations, gestion administrative, communication, organisation d'événements ou gestion documentaire ou encore assistanat et vous disposez idéalement déjà d'une première expérience (alternance, stage ou bénévolat) sur des missions similaires ;
* vous manifestez un intérêt pour le secteur culturel et le monde des musées.
* vous connaissez les procédures administratives en vigueur dans les établissements publics, ou êtes en capacité de les appréhender rapidement.
* vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles et vous vous exprimez avec aisance à l'oral.
* vous maîtrisez l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
* vous utilisez avec assurance les outils bureautiques usuels et la navigation web.
* vous faites preuve d'une grande discrétion dans l'exercice de vos missions.
* vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec de nombreux interlocuteurs, en facilitant les échanges notamment à travers les outils collaboratifs.
* vous faites preuve de rigueur, de méthode et savez gérer les priorités.
Prêt ou prête à relever le défi ? Envoyez-nous votre candidature (CV et lettre de motivation) et rejoignez l'aventure !