ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (000110) F/HONET

Groupe familial français depuis 1860, Onet est aujourd'hui un groupe de services et d'ingénierie de dimension internationale.

Notre offre diversifiée (Propreté, Sécurité, Accueil, Logistique, Services aéroportuaires, Ingénierie et Services nucléaires, Maintenance techniques des bâtiments) s'étend sur plusieurs pays d'implantation et repose sur l'expertise de nos 68 000 collaborateurs. Au fil du temps, en accompagnant ses clients, notre entreprise a développé de nombreuses expertises qui sont un socle fort de son développement et un pilier depuis toujours de sa stratégie d'entreprise.

Le groupe Onet s'est donné pour mission d'accompagner ses clients dans des environnements toujours plus sains, sûrs et fiables. Au travers de nos métiers, nous intervenons dans tous les écosystèmes clés de nos sociétés : espaces de travail, production, énergie, transport, soins, loisirs, éducation…

L'accompagnement de nos clients repose sur la proximité nécessaire dans nos métiers de services.

Notre conviction est qu'en étant plus proches de nos clients et de l'ensemble de nos parties prenantes, nous pourrons être plus forts, ensemble, pour répondre aux enjeux de notre société, aujourd'hui et demain.

SECRETARIAT :

Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
Mettre en forme des documents - éditer et photocopier des documents
Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport,
Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE :

Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats
Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
Assurer la production du reporting réglementaire
Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation
Participer à la production de la paie du personnel de l'agence
Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

SUIVI BUDGETAIRE ET FACTURATION :

Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires
Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs
Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers
Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

SAVOIRS
Connaissance de l'entreprise et de ses offres
Connaissance des procédures internes
Bonne culture générale et économique
Anglais

COMPETENCES METIER
Maîtrise des outils bureautiques comptables
Maîtrise des outils informatiques et du web
Maîtrise des techniques rédactionnelles

APTITUDES COMPORTEMENTALES
Réactivité
Sens de l'organisation et anticipation
Rigueur et méthode
Diplomatie
Autonomie
Capacités relationnelles
Esprit d'équipe
Fiabilité
Orientation client interne et externe