Assistante administrative et commerciale

· Traitement du courrier (y compris courriers électroniques) : frappe, dispatch, changements coordonnés, ….

· Filtrage téléphonique

· Gestion de plannings

· Mise à jour quotidienne des outils de gestion (achats, commerce, facturation, …)

· Contrôle des notes de frais (rapprochement et vérification des justificatifs)

· Enregistrement des imputations analytiques (vérification et ventilation des frais, …)

· Suivi, création, amélioration des tableaux de bords périodiques existants dans le respect des délais (chiffres d'affaires, inventaires, dépenses agence, …)

· Facturation fournisseurs : rapprochement avec commandes, enregistrement et mise en paiement.

· Commande fournisseurs.

· Aide à la facturation clients : édition des factures, suivi, saisie et rapprochement des règlements, remises des chèques, contrôle et encaissement des espèces, remise d'effets à l'encaissement, relance impayés, recouvrement et préparation des dossiers contentieux, …

· Rédaction/création de fiches produits

· Participation aux réunions d'agence.

· Préparation, organisation et participation/réalisation des inventaires

· Travail de synergie entre les services.

En support du commerce :

· Effectuer les opérations de phoning pour relance commerciale et prospection.

· Chiffrage et élaboration de devis sur base catalogue.

· Edition de documents de tout type (commerciaux, supports de vente, présentations, …)

· Etablir les contrats et avenants commerciaux

· Assistance à réponse d'appels d'offres, consultations.

· Assurer la prospection téléphonique, la veille commerciale régionale

· Effectuer les relances suite aux emailings, salons, et opérations promotionnelles