Coordinateur Administratif - F/H

Vos missions

La Délégation Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DAFPIC) a pour mission de mettre en œuvre et de développer la formation et l'insertion professionnelle au sein de l'académie de Paris. Composée d'une centaine de collaborateurs, nous valorisons et développons la formation tout au long de la vie.

Rattaché au CFA académique de Paris, vous aurez en charge le suivi administratif des apprentis en formation dans les deux établissements cités ci-dessus. Vous aurez pour mission :

Accueil - Information (au téléphone ou en présentiel) :

• Analyser et prendre en compte les demandes et besoins des interlocuteurs.
• Informer sur le Centre de Formation des Apprentis (CFA) et son offre de formation.
• Rediriger vers les interlocuteurs appropriés si nécessaire.

Gestion organisationnelle et administrative en début de formation :

• Participer à l'élaboration des contrats d’apprentissage et des conventions de formation en collaboration avec la chargée du pôle contrats.
• Paramétrer les actions de formation dans l’ERP Yparéo (gestion des équipes pédagogiques, matières, calendrier, emploi du temps, apprentis).
• Informer les apprentis et gérer les documents de rentrée (certificats de scolarité, livrets d’accueil, emplois du temps, logins Yparéo, etc.).
• Préparer, transmettre et récupérer les documents de rentrée pour les formateurs (lettres d’engagement, autorisations de cumul, charte du formateur, logins Yparéo, etc.).

Collaboration avec l’UFA et l’équipe pédagogique :

• Suivre les élections des délégués des apprentis.
• Suivre la mise en place des formateurs référents.
• Collecter les progressions pédagogiques et relancer les formateurs si nécessaires.

Suivi et gestion tout au long de l’action de formation : 

• Assurer l’accompagnement des apprentis (écoute, conseil, relance).
• Transmettre les attestations d’absence aux entreprises.
• Gérer les imprévus et informer les apprentis et formateurs concernés.
• Suivre les états d’heures des formateurs.
• Organiser la transmission des bulletins semestriels..
• Suivre les inscriptions des apprentis aux examens.
• Classer et archiver les documents relatifs à l’action de formation.
• Veiller à l’application des règles et procédures qualité.

Suivi en fin de formation :

• Faire remplir les enquêtes de satisfaction aux apprentis.
• Transmettre les taux réglementaires au pôle qualité.
• Remettre les attestations de fin de formation.
• Faire remplir les attestations d’acquis aux formateurs si nécessaire.
• Suivre les bilans de fin de formation dans Yparéo.

Missions et activités annexes :

• Participer aux actions de communication.
• Aider les candidats et apprentis dans leur recherche d’un employeur.