Le médecin coordonnateur est en lien avec la direction médicale du groupe, la direction de la résidence et les équipes.

Il a pour missions :

• Être garant du projet de soins en collaboration avec l’Infirmière diplômée d'état (évaluation des résidents, dossiers de soin, suivi du projet individualisé, sécurité des soins…) ;
• Participer au développement de la qualité des soins ;
• Veiller à l’application des bonnes pratiques gériatriques, y compris en cas de risques sanitaires exceptionnels ;
• Donner un avis sur le contenu et participer à la mise en œuvre de la/des conventions conclues entre l’établissement et les établissements de santé.

Sous la responsabilité de la Gouvernante, l'Agent de Service Hôtelier contribue au bien-être et au confort des résidents par la propreté des logements et des parties communes.

Son travail consiste à :

• Participer à l’accueil des résidents et des familles, contribuer à leur satisfaction;
• Assurer l’excellence des prestations : propreté, hygiène, sécurisation des chambres et des parties communes;
• Participer au service des petits déjeuners et des collations des résidents;
• Identifier et transmettre les situations d’alerte concernant les résidents dans votre domaine d’intervention;
• Assurer en binôme avec l’aide-soignante les mobilisations des résidents (transferts – aide au lever et coucher).

Rattaché(e) au Responsable Administratif et Comptable (RAC), vous êtes la première image de l'établissement auprès des familles. A ce titre, vos missions sont les suivantes :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et prestataires
• Effectuer différentes tâches de secrétariat (gestion du courrier, renseignement de tableaux de bord divers, mise en forme de documents, création des dossiers administratifs des résidents, envoi de documentations ...)
• Réaliser la facturation mensuelle des résidents et locataires en lien et sous le contrôle de la responsable de la comptabilité.

Rattaché(e) à la direction d’établissement, en lien avec une équipe pluridisciplinaire, vous mettez en œuvre les activités et le projet individualisé des résidents afin de maintenir le lien social et leur autonomie. Pour cela, vos missions principales sont :

• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux résidents et être garant(e) de leur satisfaction
• Coordonner en équipe les projets personnalisés des résidents 
• Elaborer, planifier et mettre en œuvre le projet de vie sociale de la résidence 
• Concevoir et réaliser des programmes d’activités variées au sein de la résidence (ludiques, culturelles, sociales, intergénérationnelles, manuelles…) en prenant en compte les capacités et les envies des résidents 
• Favoriser le maintien des liens avec la famille et les proches du résident, en intégrant chacun dans la vie de la résidence
• Planifier et organiser les journées à thème et les évènements calendaires
• Développer les relations avec les partenaires extérieurs, associations, clubs, écoles et autres structures 
• Gérer le budget de la résidence alloué à la vie sociale 

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l'établissement, vous vous associez pleinement à ses missions afin d'optimiser au quotidien la gestion de la résidence.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Accueil/administratif

• Accueillir les résidents et veiller à leur confort
• Assurer la transmission des informations en interne et externe
• Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
• Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison

Assistance du directeur

• Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
• Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
• Réaliser un suivi d’activité (reporting…)
• Assurer des ouvertures/fermetures et permanences de week-end

Paie/RH

• Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…)
• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat ;
• Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
• Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
• Suivre les planning
• Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
• Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
• Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
• Devenir l'interlocuteur des salariés sur les questions sociales
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Comptabilité

• Envoyer les factures fournisseurs au siège
• Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs
• Contrôler l’encodage et le classement administratif des pièces comptables
• Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d'accueil
• Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies
• Effectuer les relances clients
• Suivre la caisse

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, en coordination avec l’équipe restauration, vous contribuez au bien-être des résidents en élaborant une cuisine de qualité et adaptée. Pour cela vos missions principales sont :

• Elaborer des menus ;
• Passer les commandes auprès des fournisseurs alimentaires ;
• Manager des équipes : organiser et coordonner le travail de votre équipe, veiller à sa cohésion, au respect de l’application des normes HACCP et des bonnes pratiques du groupe ;
• Organiser votre service : évaluer et adapter les besoins en approvisionnement et les besoins humains (planning/recrutement/remplacement) ;
• Maîtrise budgétaire/inventaire.

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, en coordination avec l’équipe restauration, vous contribuez à la préparation puis au portage à domicile d’une restauration de qualité et adaptée.

Pour cela vos missions principales sont :

• Traiter les commandes reçues par téléphone/site Emera
• Aider à la préparation culinaire
• Conditionner les repas
• Mettre à jour les menus et les plannings
• Charger, conduire et entretenir le véhicule à disposition
• Livrer les clients avec bienveillance, patience et professionnalisme
• Remonter à la famille tout comportement inquiétant (vous pourrez être amené(e) à vérifier que les repas précédents ont bien été consommés, que les DLC sont bien conformes).
• Assurer le suivi de la facturation et des encaissements
• Consolider les retours des clients et proposer des axes d’amélioration continue
• Participer au développement et au rayonnement commercial de Emera Gourmet

Sous la responsabilité de la gouvernante, vous contribuez au bien-être et au confort des résidents par la propreté du linge. Pour cela, vos missions principales sont :

• Gérer le linge des résidents  (ramassage, tri, lavage, repassage) dans le respect des normes d’hygiène (marche en avant) ;
• Gérer le nappage du restaurant (tri, lavage, repassage) et les serviettes éponges
• Assurer la gestion et l’interface avec le prestataire externe pour le linge plat (tenue des stocks, préparation des envois, pointage des retours) ;
• Assurer différents travaux (voilages, doubles rideaux etc) ;
• Nettoyer la lingerie et le matériel ;
• Gérer le stock des produits d’entretien de la lingerie ;
• Appliquer les protocoles et procédures relatifs à l’hygiène dans le respect de la réglementation et recommandations en vigueur ;
• Participer aux transmissions pluridisciplinaires pour un meilleur ajustement de la prise en charge du linge et de la satisfaction des résidents.

Dans le cadre d’un projet d’établissement et projet de soins, sous la responsabilité du directeur d’établissement, en lien avec le médecin coordonnateur et l’équipe pluridisciplinaire, vous assurez la continuité des missions suivantes :

Auprès des résidents :
- Participer aux visites de préadmission et à l'accueil du résident

- Assurer les entretiens de suivi ou ponctuels ainsi que les évaluations psychologiques et cognitives
- Recueil de l’histoire de vie
- Animer et co-animer des activités à visée thérapeutique (atelier mémoire, stimulation cognitive, atelier cuisine,…)
- Coordonner l’élaboration des projets personnalisés

Auprès des familles :
- Maintenir le lien et la communication lors de moments clés : préadmission, accueil, évènements familiaux ou médicaux, fin de vie
- Prévoir les entretiens individuels selon les besoins

Auprès des professionnels :
- Accompagner les soignants dans l’exercice de leurs fonctions afin de favoriser la réflexion et l’analyse des pratiques professionnelles
- Participer aux réunions de transmissions

Sous la responsabilité de la gouvernante et en relation avec le chef de cuisine et l'IDEC, vous assurez l'accueil des résidents et des familles en assurant un service de qualité. Vous avez également comme responsabilité la coordination et la transmission des informations au service soin et au service restauration

Pour cela vos missions principales sont :

• Réserver un accueil chaleureux, personnalisé et attentionné aux résidents et aux familles, contribuer à leur satisfaction
• Dresser les tables et et assurer le service des repas/goûter
• Réaliser les approvisionnements (cafeteria, bar, goûter) et faire en l’inventaire mensuellement
• Assurer l’entretien de la salle de restaurant, de la cafétaria, du bar et des différents équipements qui y sont présents

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, vous avez en charge le traitement de la comptabilité de la résidence jusqu’aux écritures d’inventaire, ainsi que la gestion administrative sociale. Pour cela vos missions sont :

• Facturation : Maîtrise et supervision de la facturation établie par les les hôtesses d’accueil ;
• Comptabilité : Saisir l’exhaustivité des pièces comptables, réaliser les lettrages des comptes, les états de rapprochement bancaire, assurer les paiements et prélèvements selon les échéanciers, suivre les encaissements, établir les déclarations périodiques, réviser et préparer les comptes annuels et situations intermédiaires (mensuelles et semestrielles) ;
• Budget : Préparer le budget prévisionnel avec  la Direction, établir le reporting mensuel ;
• Social : Produire des tableaux de bord à destination du siège, élaborer la paie, les contrats de travail et avenants, procéder aux déclarations périodiques et annuelles, suivre et appliquer la règlementation sociale ;
• Management : Veiller à la montée en compétence de votre équipe, à la fiabilité du travail produit et coordonner l’activité du service. Être de permanence environ 1 weekend sur 4 (selon le fonctionnement de l’établissement).

Rattaché(e) à la direction d’établissement, en lien avec une équipe pluridisciplinaire, vous mettez œuvre le projet individualisé des résidents afin de maintenir le lien social et leur autonomie. Pour cela, vos missions principales sont :

• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux résidents et être garant(e) de leur satisfaction dans le domaine de la vie sociale ;
• Coordonner les projets personnalisés des résidents ;
• Elaborer, planifier et mettre en œuvre un projet d’animation personnalisé et adapté aux résidents en articulation avec le projet de vie et de soin ;
• Concevoir et réaliser des programmes d’activités variées au sein de la résidence (ludiques, culturelles, sociales, intergénérationnelles, manuelles…) en prenant en compte les capacités et les envies des résidents ;
• Planifier et organiser les journées à thème et les évènements calendaires, tout en respectant un budget alloué ;
• Développer les relations avec les partenaires extérieurs, associations, clubs, écoles et autres structures (projets intergénérationnels).

Rattaché(e) à la direction d’établissement et en collaboration avec les autres services, vos missions principales sont :

• Poursuivre la commercialisation de la résidence ;
• Assurer la gestion organisationnelle, administrative et plus largement la coordination des équipes en place sur la résidence service ;
• Favoriser un accueil du résident et de sa famille dans le respect de la charte de bientraitance et de l’éthique en vigueur au sein de la résidence ;
• Assurer la fonction de concierge hôtelière au sein de la résidence qui se décline dans ses différentes missions ;
• Veiller et tout mettre en œuvre pour offrir un service hôtelier de qualité en conformité avec les directives du groupe EMERA ;
• Initier et coordonner le déploiement de la vie sociale de la résidence conformément aux bonnes pratiques animations du groupe ;
• Être le garant des valeurs et de l’éthique de l’équipe pluri-professionnelle de la résidence service.

Sous la responsabilité de la gouvernante et en relation avec le chef de cuisine, vous veillez au bon déroulement du service sur l’ensemble des tables dont vous êtes responsable, pour cela vos missions principales sont :

• Réserver un accueil chaleureux, personnalisé et attentionné aux résidents et aux familles, contribuer à leur satisfaction ;
• Dresser les tables et effectuer la mise en place des dessertes avec élégance, servir à l’assiette et débarrasser les tables ;
• Réaliser les approvisionnements (cafeteria, bar, gouter) et faire l’inventaire en fin de mois, sous la responsabilité de la gouvernante, pour remise au chef ;
• Assurer l’entretien des équipements et du restaurant au quotidien ;
• Travailler en coordination avec une équipe pluridisciplinaire.

Rattaché(e) au directeur, vous êtes chargé de la maintenance des équipements de l'établissement. Pour cela vos missions principales sont :

• Assurer l'entretien préventif et correctif de l'établissement (plomberie, peinture, électricité, moquettes, menuiserie, plâtrerie, serrurerie, carrelage, papier peint, CVC, ECS) et des installations de sécurité incendie.
• Encadrer la gestion et le suivi de la maintenance préventive et corrective de l’ensemble des équipements mobiliers et immobiliers, intérieurs et extérieurs de la résidence, dans le respect des règles de sécurité en vigueur
• Vérifier les contrats techniques, les interventions de nos prestataires, les livraisons et assurer l'animation de l'outil de GMAO associé
• Suivre les engagements financiers liés au budget investissement/entretien du patrimoine
• Former et sensibiliser le personnel à la sécurité incendie
• Appliquer les protocoles et procédures dans le respect des bonnes pratiques groupe
• Vous travaillerez en coordination avec les autres services.