Stage – Gestion de documentation confidentielle & déploiement SharePoint / Microsoft PurviewRATP

Pourquoi choisir le groupe RATP ?Le Groupe RATP est le 3ème acteur mondial du transport public, implanté dans 15 pays et sur 5 continents. Nous rejoindre, c'est s'engager chaque jour à faire vivre les valeurs d'un service essentiel au déplacement quotidien de nos voyageurs.Tous les jours, nos 71 000 salariés à travers le monde se mobilisent pour développer, exploiter, entretenir et moderniser des systèmes de transport collectif innovants et répondre ainsi aux besoins de mobilité des villes de demain.Dans un contexte de développement des transports en commun pour un monde moins carboné, l'intérêt général guide notre engagement. Il donne du sens à nos métiers, soude les équipes et transporte nos collaboratrices et collaborateurs dans leurs carrières. En nous rejoignant, vous développerez des compétences tout au long de votre parcours professionnel au sein du groupe. Vous pourrez également saisir l'opportunité d'évoluer vers d'autres domaines, d'autres métiers grâce aux mobilités internes.Alors… pourquoi pas vous ?

Rejoignez nous en tant que documentaliste/archiviste de documents confidentiels du matériel roulant ferroviaire de la RATP !
La Direction opérationnelle du Matériel Roulant Ferroviaire met à disposition de la région Ile-de-France des trains assurant les meilleures performances techniques et dynamiques, notamment sur les plans de la sécurité, de la disponibilité, et des coûts.
Au sein de cette direction, vous intégrez l'unité de maintenance des équipements (AME) en charge notamment de la maintenance et de la révision des équipements électroniques embarqués sur les matériels roulants de type RER, métros et tramways (par exemple : pilotage automatique, équipements de contrôle commande, système des portes, système d'information voyageurs…). Les enjeux de l'atelier sont de garantir la sécurité ferroviaire, de mettre à disposition des équipements fiables, d'anticiper les évolutions technologiques et de gérer l'obsolescence des équipements et des composants.

01. Poste et Missions

Rattaché(e) à un responsable projet dans le domaine du matériel roulant ferroviaire (spécialité électronique), vous interviendrez au sein d'une unité de maintenance électronique.
Dans un contexte de gestion de documents techniques confidentiels partagés avec différents industriels, vous aurez pour mission de déployer un système de gestion documentaire.

L'objectif est de permettre aux opérateurs de maintenance de consulter des documentations confidentielles sans en permettre l'extraction, tout en assurant un archivage sécurisé conforme aux accords de confidentialité signés avec nos partenaires industriels.

Un premier stage a permis d'analyser les besoins métiers et de définir une solution technique reposant sur SharePoint associé aux mécanismes de sécurité Microsoft Purview.

Le projet entre désormais dans sa phase opérationnelle. L'objectif est de déployer cet outil, de migrer les documentations depuis l'outil existant, puis d'accompagner son déploiement auprès des différentes équipes de maintenance.

Quel sera votre quotidien en tant que documentaliste/archiviste ? Vous aurez 4 axes d'intervention :

1. Pilotage du projet

• Prendre connaissance des livrables du stage précédent (rapport, architecture cible, choix techniques)

• Participer à la planification du déploiement et au suivi des jalons

• Coordonner les différents acteurs du projet : métiers, IT, unité de maintenance

• Contribuer à la préparation et à l'animation des points d'avancement

2. Mise en œuvre de la solution

• Participer à la mise en place d'un espace SharePoint opérationnel dédié à la consultation de documentations techniques confidentielles par les équipes de maintenance :

  • Organisation d'un espace documentaire clair et structuré, adapté aux besoins des techniciens (types d'équipements, systèmes, familles de matériel, etc.)

  • Structuration et classification des dossiers et documents pour faciliter un accès rapide à l'information pertinente

  • Définition d'arborescences et de vues de consultation simplifiées, pensées pour un usage en situation opérationnelle (recherche rapide, filtrage par matériel ou type de document)

3. Gouvernance documentaire et automatisation

• Définir et mettre en œuvre des règles de gestion des documents confidentiels en s'appuyant sur les fonctionnalités natives de SharePoint et de l'environnement Microsoft 365 :

  • Gestion des droits d'accès basée sur les rôles et les groupes utilisateurs, avec un objectif d'automatisation maximale (ex. retrait automatique des accès lors du départ d'un collaborateur de l'unité)

  • Mise en place de règles de nommage et de classification cohérentes et exploitables dans l'outil

  • Définition du cycle de vie des documents (création, mise à jour, archivage, suppression)

• Contribuer à la formalisation de ces règles sous forme de procédures simples afin de garantir une utilisation conforme, sécurisée et pérenne de la plateforme

4. Conduite du changement

• Participer à la mise en place d'une démarche de conduite du changement en tenant compte des contraintes organisationnelles et opérationnelles

• Concevoir des supports d'accompagnement (guides utilisateurs, supports de formation, fiches de bonnes pratiques)

• Participer aux actions de présentation et de prise en main de l'outil

• Assister les utilisateurs lors des premières phases d'utilisation

Pour en savoir plus, cliquez sur le lien suivant : https://www.ratp.fr/groupe-ratp

02. Profil recherché

Vous êtes étudiant en Bac+4/5 en systèmes d'information, transformation digitale, informatique collaborative, gestion de l'information ou formation équivalente (école d'ingénieur ou université) et vous recherchez un stage de 6 mois !

Pour relever ces défis, nous recherchons une personne :

• ayant une bonne maîtrise des outils informatiques liés à la gestion documentaire ;

• ayant d'excellentes capacités de synthèse, de rédaction et de communication ;

• ayant le sens de la confidentialité, de la rigueur, de l'autonomie.

• ayant l'envie de travailler en mode projet et en équipe.

Vous vous reconnaissez ? N'hésitez pas à postuler directement en ligne !

Tous nos métiers sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

03. Informations complémentaires

Région :Ile de France Stage (durée déterminée) (stagiaire)