Stage - Assistant(e) chef(fe) de projet logistique des ParticipantsGL events

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 500 collaborateurs !

health & science est la division du groupe GL events dédiée aux secteurs de la santé, des sciences et des life sciences. Elle conçoit et organise des congrès, salons et événements professionnels réunissant chercheurs, professionnels de santé, industriels et institutions. Grâce à une approche globale, alliant expertise sectorielle, innovation événementielle et excellence opérationnelle, elle accompagne le développement des connaissances, des échanges et des innovations au service du progrès scientifique et médical.

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un(e) stagiaire Assistant(e) Chef(fe) de projet – Logistique des participants F/H. On vous embarque ?

Au sein de l'équipe Communication & Marketing de SantExpo, le/la stagiaire participe à la gestion opérationnelle des inscriptions, des badges et de l'accueil des participants, en amont du salon et pendant celui-ci.

Sous la supervision de la Responsable Communication & Marketing, il/elle prend progressivement en charge le suivi quotidien de ces activités, en lien avec les prestataires, partenaires et équipes internes. Il/elle contribue au bon déroulement des différentes étapes du projet et à la qualité de l'accueil et de l'expérience des participants.

Accompagnement du projet SantExpo

• Assister la Responsable Communication & Marketing dans le suivi des inscriptions et du parcours participants.
• Contribuer à la mise en œuvre du dispositif d'inscription, de gestion des badges et d'accueil.
• Veiller au respect du rétroplanning et des échéances du projet.

Gestion des inscriptions et relation participants

• Assurer le suivi des inscriptions (visiteurs, VIP, partenaires, intervenants et prestataires).
• Participer au paramétrage, aux tests et au contrôle des parcours d'inscription et des badges, en lien avec les prestataires.
• Répondre aux demandes via la boîte de contact dédiée et accompagner les participants dans leurs démarches d'inscription et de préparation à leur venue.
• Suivre les anomalies, demandes de modification et problèmes de badges jusqu'à leur résolution.
• Garantir la fiabilité et la mise à jour des données participants.

Coordination des prestataires

• Assurer le suivi des prestataires liés au parcours participants.
• Faciliter la circulation des informations entre les différentes parties prenantes et assurer le suivi des demandes.
• Participer à la préparation des dispositifs d'accueil sur site.
• Coordonner les différents interlocuteurs impliqués dans l'organisation de l'événement et suivre les actions opérationnelles confiées.

Communication participants

• Préparer et suivre les communications : confirmations d'inscription, informations pratiques, accès et modalités d'accueil.
• Participer à la création et à la mise à jour des contenus sur les plateformes digitales.
• Suivre les retours et demandes des participants afin d'améliorer leur expérience.

Reporting et analyse

• Suivre les indicateurs clés liés aux inscriptions et à la participation.
• Élaborer les tableaux de bord et reportings.
• Participer aux bilans post-événement, à l'analyse de la satisfaction et à l'identification de pistes d'amélioration pour les prochaines éditions de SantExpo.
• Contribuer à la mise à jour du programme en appui à la cheffe de projet.

Étudiant(e) en Bac +4 / Bac +5 en communication, marketing, événementiel, gestion de projet ou école de commerce, vous recherchez un stage de 6 mois à temps plein, de janvier à juin 2027 (stage non ouvert à l'alternance).

Vous maîtrisez Excel et les outils digitaux ; la connaissance d'Inwink ou d'un CRM est un plus.

Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles et d'une très bonne maîtrise de l'orthographe. Une première expérience en événementiel ou dans l'accueil serait appréciée.

Rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve), vous avez le sens du service, aimez le travail de terrain et appréciez le travail en équipe. Vous savez également faire preuve de calme et d'adaptabilité face aux imprévus.