Technicien Documentaire H/F
CDI
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Aix-en-Provence (13)
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Technicien Documentaire H/F
Technicien Documentaire H/F
Il y a 5 heures
Critères de l'offre
L'entreprise : ORTEC
Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Description du poste
Vous serez responsable des missions suivantes :
COURRIER PHYSIQUE
- Collecte et distribution du courrier postal auprès des managers
GESTION DOCUMENTAIRE COURANTE
- Gestion des documents entrants :
o réception et tri des documents
o affectation, numérisation, enregistrement en GED et diffusion
o extension de diffusion et diffusion complémentaire
- Activités ponctuelles liées à la gestion documentaire :
o Numérisation de documents (formats A4, A3).
o Suivi et organisation des demandes de reprographie
o Tri et enregistrement de documents de l'unité en GED (reprise de boîte d'archivage papier par exemple)
o Rédaction de courrier
o Suivi de prédiffusion
DIGITALISATION DES DOCUMENTS
- Vérification, enregistrement et affectation dans une GED
- Créer de document technique avec ajout d'annexe si nécessaire
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET GESTION DES REVUES
- Préparation de dossier de notes et d'études en vue d'intégration dans l'ECM
- Gestion des revues papier : réception et diffusion auprès des abonnés par circulation de pochettes
- Archivages des revues
MISE EN FORME DES DOCUMENTS
- Assistance à la mise en forme des documents et des renditions dans la GED
- Contrôle des champs dans la GED
- Passage du document de l'état Brouillon à l'état Préliminaire dans la GED
- Préparation / complétude de liste de diffusion dans la GED
REPROGRAPHIE -ARCHIVES
ASSISTANCE AUX UTILISATEURS
- Gestion et suivi des incidents,
- Assistance/conseil auprès des utilisateurs
- Création et suivi des demandes
- Communication et documentation sur les outils documentaires
- Animation de formations
- Gestion des modèles documentaires
- Sollicitations ponctuelles
Description du profil
De formation : BAC+2/3 minimum en gestion documentaire, vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine.
Très bonnes compétences rédactionnelles.
Vous êtes force de proposition et votre aptitude au travail d'équipe ainsi que vos qualités d'écoute et d'analyse seront des atouts essentiels dans la bonne de réalisation des missions.
Maîtrise des outils collaboratifs : Teams, SharePoint, Outlook, OneNote...
Salaire et avantages
Salaire : Salaire selon profil
Référence : dcsh3cxcg4