SECRETAIRE ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE

Concernant l'organisation et le pilotage :

- Réaliser un état des lieux de la gestion commerciale en place et déployer un dispositif adapté afin d'en améliorer l'efficacité opérationnel.

- Être force de proposition pour s'inscrire dans un dispositif d'amélioration continue.

Concernant la gestion générale:

- Assurer l'accueil téléphonique, et physique

- Assurer la gestion « Attestation légale et Prolivis plateforme attestations légales »

- Gérer et rédiger les courriers et mails entrants et sortants avec validation présidente

- Consulter puis traiter des marchés publics plateforme LIBEL et DEMATIS

- Rédiger des documents administratifs pour appel d'offre

Concernant la gestion clients et fournisseurs:

- Saisir et envoyer les devis sur EBP, fiches techniques et présentation société après validation

- Réception commande client et enregistrement sur EBP et DRIVE : vérifier la faisabilité des commandes : Faire vérifier état du stock, demande de prix fournisseurs et délai

- Comparer les offres des fournisseurs après accord du client

- Enregistrer les commandes fournisseurs sur EBP

- Préparer les dossiers de chantiers et les Bons de livraison

- Faire le rapprochement commande fournisseurs réception marchandises : Faire préparer les commandes fournisseurs reçus pour livraison client

- Enregistrement factures fournisseurs et clients ZEENDOC : Rapprochement factures fournisseurs et commande clients

- Rédiger les courriers et mails (fournisseurs, clients et cabinet comptable) avec validation et répondre aux demandes clients sur les livraisons en cours et chantiers en cours Informer sa hiérarchie des retards de livraison

- Rapprochement feuilles de mètres chantier commande clients Pre situation travaux

- Émission factures clients après validation

- Suivi et contrôle des factures fournisseurs et clients et de leurs paiements à échéance ZEENDOC après validation, relance factures clients pour paiement

- Rapprochement factures clients et banque

- Établissement tous les lundis matin d'un tableau EXCEL comportant les échéances et créances clients ainsi que les échéances dettes fournisseurs

- Établissement d'un tableau Excel reprenant la trésorerie pour chacune des 3 banques

- Classement et archivage des documents commerciaux et comptable

- Etablissement tous les lundis matin d'un tableau EXCEL comportant les échéances et créances clients ainsi que les échéances dettes fournisseurs

- Etablissement d'un tableau Excel reprenant la trésorerie pour chacune des 3 banques

RESSOURCES HUMAINES

- Mise en place des feuilles horaires des équipes

- Transmission des éléments au cabinet comptable

RESPONSABILITES QUALITE SANTE SECURITE (QS)

La secrétaire administrative applique les dispositions concernant la prévention des risques de qualité, de santé, de sécurité du personnel. Elle veille à :

Respecter des règles de sécurité dans l'atelier et dans toutes les zones fréquentées

CRITERES D'EFFICACITÉS

Relation clients.

Délai de remise des appels d'offres, devis

Délai de traitement des commandes

DELEGATIONS

SECRETAIRE ADINISTRATIVE dispose d'une délégation de signature des devis sous accord de la Direction

SECRETAIRE ADINISTRATIVE dispose d'une délégation de signature pour les commandes d'achat sous accord de la Direction.