Coordonnateur technique et administratif F/HUniverscience

La direction des moyens techniques et de la sécurité assure trois missions principales au service de l'accueil des visiteurs : maintenir le patrimoine immobilier (maintenance technique et bâtimentaire) et des expositions (menuiserie, mécanique et chaudronnerie, multimédia), valoriser le patrimoine immobilier et apporter des services aux utilisateur∙rice∙s (logistique, entretien des espaces, espaces verts, tri et valorisation des déchets…). Elle est également garante du cadre sécuritaire de l'établissement (sécurité incendie, sûreté et prévention HSE) et exerce ses missions dans un souci de management de la qualité.

Rattaché·e au chef de département, vous occupez une fonction centrale de coordination et d'appui au pilotage de l'activité. Véritable interface entre les équipes opérationnelles, les services internes et les entreprises prestataires, vous contribuez activement au bon fonctionnement du département, à la sécurisation de ses activités et à l'optimisation de ses process.
Par votre autonomie, votre vision transversale et votre capacité d'organisation, vous êtes un appui stratégique du management, garant·e de la fluidité administrative, technique et financière des opérations.
Vos missions :
Coordination et pilotage de l'activité :
- Coordination de l'activité du département et interface entre équipes, services internes et interlocuteurs externes
- Suivi de la bonne exécution des interventions, respect des procédures et organisation du fonctionnement logistique
- Pilotage et analyse des outils de suivi d'activité et de performance
Organisation administrative et appui transversal :
- Structuration et sécurisation des processus administratifs : commandes, marchés, contrats et circulation de l'information
- Organisation des réunions, gestion du secrétariat du département et production des supports et comptes rendus
- Contribution active au travail transversal et au partage des bonnes pratiques
Suivi financier, juridique et soutien opérationnel :
- Appui au management sur le suivi budgétaire, financier et contractuel, dans une logique de sécurisation des activités
- Accompagnement des équipes opérationnelles dans l'utilisation des outils, procédures et productions administratives
- Participation à l'amélioration continue des process

Formation en gestion administrative, assistanat de direction, ou équivalent.
Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans la coordination technico administrative, idéalement dans un environnement technique, bâtiment ou maintenance, de préférence dans un établissement public.
Maîtrise des procédures de marchés publics, aisance dans le suivi financier et la gestion des procédures administratives et contractuelles
Maîtrise des outils de suivi d'activité
Aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés et dans l'interface avec des interlocuteurs multiples
Esprit d'analyse, sens de l'organisation, autonomie et proactivité
Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (GMAO, finances, tableaux de bord)
Bonnes capacités rédactionnelles et sens aigu de la rigueur administrative
Aptitude à la facilitation et engagement dans l'amélioration continue
Capacité à faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité