Secrétaire technique F/HUniverscience

La direction des moyens techniques et de la sécurité assure trois missions principales au service de l'accueil des visiteurs : maintenir le patrimoine immobilier (maintenance technique et bâtimentaire) et des expositions (menuiserie, mécanique et chaudronnerie, multimédia), valoriser le patrimoine immobilier et apporter des services aux utilisateur∙rice∙s (logistique, entretien des espaces, espaces verts, tri et valorisation des déchets…). Elle est également garante du cadre sécuritaire de l'établissement (sécurité incendie, sûreté et prévention HSE) et exerce ses missions dans un souci de management de la qualité.

Le département Bâtiment, Travaux et Systèmes Techniques, en charge de la maintenance, de l'exploitation et de l'amélioration du patrimoine bâti et des équipements techniques de la Cité des sciences et de l'industrie, recherche un ou une secrétaire technique dans le cadre d'une mission de 6 mois.
Rattaché·e au chef du service Petits Travaux Journaliers, vous intervenez en soutien à la préparation du renouvellement de marchés de travaux et de maintenance. À ce titre, vous assurez un appui administratif et opérationnel essentiel à la collecte, à l'analyse et à la consolidation des données nécessaires à la définition des futurs besoins.
Vos missions :
* Recenser, collecter et classer les documents administratifs, financiers et techniques liés à l'activité du service :
* devis ;
* engagements juridiques ;
* accord-cadre et marchés subséquents rattachés ;
* bons de commande ;
* ordres de travail issus de la GMAO ;
* comptes rendus et documents de suivi;
* Vérifier la cohérence et la complétude des informations recueillies ;
* Réaliser un premier niveau d'analyse des données quantitatives et qualitatives ;
* Assurer la saisie, le traitement et la mise en forme des données dans les outils de suivi ;
* Produire des tableaux de bord, indicateurs et états de synthèse destinés à faciliter la prise de décision ;
* Participer à la consolidation des historiques d'activité et des dépenses dans le cadre de la préparation du futur marché.

Pour réussir cette mission :
De formation Bac +2 (BTS Assistant de gestion, BTS Support à l'action managériale, DUT GEA ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience dans la gestion administrative d'un service technique, dans le secteur du BTP, de la maintenance ou de l'immobilier.
Une connaissance de l'environnement des établissements publics ou de la commande publique serait appréciée.
Compétences et qualités attendues :
* Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (tableaux croisés dynamiques, recherches, consolidation de données) ;
* Aisance dans le traitement de données chiffrées et la gestion documentaire ;
* Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
* Capacité d'analyse et de synthèse ;
* Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe ;
* Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ;
* Une connaissance d'un outil de GMAO.