Assistante administrative automobile H/FAquilaRH

Chez Aquila RH Nantes Ouest, nous recherchons avant tout des personnes impliquées, rigoureuses et animées par le sens du service. Les compétences techniques peuvent s'apprendre, mais la motivation, l'organisation et l'envie de satisfaire les clients restent les véritables clés de la réussite.

Dans le cadre du développement de l'un de nos clients, concession automobile reconnue pour la qualité de ses services, nous recrutons un(e) Secrétaire Automobile (H/F).

Un poste central au cœur de l'activité

En véritable interface entre les clients, l'atelier et les différents services de la concession, vous veillez au bon déroulement des opérations administratives et participez activement à la qualité de l'accueil et du suivi client.

Vos principales missions

✔️ Accueillir et renseigner les clients, aussi bien en face à face que par téléphone, avec professionnalisme et bienveillance.

✔️ Assurer la gestion administrative des dossiers liés aux interventions de l'atelier.

✔️ Organiser les rendez-vous et optimiser le planning des techniciens.

✔️ Préparer les devis, éditer les factures et gérer les différents documents administratifs.

✔️ Faciliter la communication entre les clients, l'atelier et les différents interlocuteurs afin de garantir un suivi efficace.

✔️ Gérer les demandes ou situations sensibles avec calme, écoute et diplomatie afin d'assurer la satisfaction de la clientèle.

Vous intégrerez une équipe conviviale où l'organisation, la réactivité et la qualité du service occupent une place essentielle. Chaque journée apporte son lot de nouveaux défis, et votre rôle sera déterminant pour garantir une expérience client fluide et le bon fonctionnement de l'activité.

Vos missions

Au sein de la concession, vous occupez une fonction essentielle dans la coordination entre les clients et l'atelier. Véritable chef d'orchestre administratif, vous veillez à ce que chaque dossier soit traité avec rigueur afin de garantir une prise en charge fluide et une expérience client de qualité.

Vos principales missions :

✔️ Accueillir, renseigner et accompagner les clients, aussi bien en agence que par téléphone.

✔️ Identifier leurs besoins et ouvrir les ordres de réparation avec précision afin d'assurer une transmission fiable des informations à l'atelier.

✔️ Organiser le planning des interventions en collaboration avec les techniciens et veiller au respect des délais.

✔️ Assurer le suivi des réparations et tenir les clients informés de l'avancement de leur véhicule avec transparence.

✔️ Établir les devis, préparer les factures et gérer l'ensemble des tâches administratives liées aux dossiers.

✔️ Utiliser les logiciels de gestion de l'atelier pour assurer un suivi rigoureux des interventions et garantir la traçabilité des informations.

✔️ Participer au bon fonctionnement quotidien de la concession en facilitant les échanges entre les différents services et en apportant des solutions adaptées aux demandes des clients.

Chaque journée est rythmée par des échanges variés et des situations différentes. Votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre aisance relationnelle seront des atouts essentiels pour contribuer à la satisfaction des clients et au bon déroulement de l'activité de l'atelier.

Pré-requis

Expérience en environnement atelier ou concession

À l'aise avec les logiciels de gestion

Rigueur, ponctualité et esprit d'équipe

Permis B apprécié

Profil recherché

Vous êtes à l'aise avec les clients et organisé(e) dans votre travail. Vous avez :

• Une bonne maîtrise des outils informatiques
• Une expérience dans l'automobile ou tout autre type de véhicules (PL, engins, motos, utilitaires…)
• Un bon relationnel et le sens du service
• Une capacité à gérer plusieurs tâches en même temps sans perdre le sourire

Informations complémentaires

Type de contrat : Intérim

Temps de travail : Temps plein