Senior Executive AssistanceIPSEN
Critères de l'offre
Métiers :
- Responsable ressources humaines (H/F)
Expérience min :
- 6 à 21+ ans
Secteur :
- Santé
Lieux :
- Paris (75)
Conditions :
- CDI
- Temps Plein
L'entreprise : IPSEN
Ipsen est un groupe biopharmaceutique mondial de taille moyenne, spécialisé dans les médicaments transformateurs dans trois aires thérapeutiques : l'oncologie, les maladies rares et les neurosciences. Forts de près de 100 ans d'expérience en développement, avec des Hubs mondiaux aux États-Unis, en France et au Royaume-Uni, nous focalisons nos efforts là où les besoins médicaux non satisfaits sont importants, grâce à la recherche et à l'innovation.
Nos équipes passionnées, présentes dans plus de 40 pays, se concentrent sur l'essentiel et s'efforcent chaque jour d'apporter des médicaments aux patients dans 88 pays. Nous construisons un environnement de travail qui met en avant un leadership centré sur l'humain et favorise une culture de collaboration, d'excellence et d'impact. Au sein d'Ipsen, chaque individu est encouragé à être soi-même, à grandir et à s'épanouir aux côtés du succès de l'entreprise. Rejoignez-nous dans notre démarche vers une croissance durable, en créant un impact réel sur les patients et la société.
Pour plus d'informations, visitez notre site web à l'adresse https://www.ipsen.com et suivez nos dernières actualités sur LinkedIn et Instagram.
Description du poste
SUMMARY OF THE POSITION
As Senior Executive Assistant to Executive Leadership Team member, you will provide a high quality, comprehensive, accurate and timely administrative support to the EVP. You will have responsibility for all administrative and logistical functions and ensuring a professional interface, seamless communication and optimal coordination of activities on their behalf.
MAIN RESPONSIBILITIES
EVP's Agenda & Travel management
- Manage EVP's agenda involving multiple meetings scheduling in close collaboration with other ELT assistants, considering business priorities
- Book multiple EVP's trips in full compliance with the Ipsen Travel policy
- Process EVP's expenses reports in Concur in a timely manner
- Work closely with the Convention department to ensure EVP's timely registration to the key congresses and events
- Organize team events (offsite meetings, get together moments) in full compliance with the Ipsen policy
- Create, update & share Neuroscience Events calendar for the year
Administrative support of the key company processes
- Anticipate / support process of setting objectives and performance management throughout the year
- Manage suppliers' activity: create suppliers in Ariba, raise POs, perform goods receipt, follow-up on invoices, manage CDAs & contracts.
- Contribute to strong knowledge management, e.g.: maintain files and confidential records
- Support filing and record keeping of projects
- Effectively contribute to the new team members onboarding (IT requests, onboarding meetings scheduling, meet & greet)
Specifics of Position:
- High confidentiality related to the projects led by the EVP and the team
- Ability to interact with senior executives in a highly professional manner
- Ability to build and maintain excellent relations with the ELT assistant's community
- Excellent priority and process management skills
- Excellent level written and verbal communication skills
- Strong team spirit, trustworthiness, solution oriented
- Mindset of partnership with the EVP
TECHNICAL SKILLS
- Degree level.
- Demonstrated competence in supporting/working in Executive Vice-President office.
- Proficient with current Microsoft Office, Concur, Ariba applications.
#LI-Hybrid