RESPONSABLE DE SERVICE – RESPONSABLE DES AFFAIRES GENERALES F/HFilieris

Rattaché(e) directement à l’Adjointe au Directeur du Patrimoine Immobilier, et avec l’appui d’un collaborateur dont vous assurez le management, vos principales missions s’articulent autour des activités suivantes :

· Assurer la gestion des achats et budgets de la logistique

- Gérer et suivre les marchés et contrats divers ;

- Demander des devis, analyser des offres, saisir des engagements, valider des factures

- Elaborer et suivre le budget logistique du Siège.

· Assurer la gestion et le suivi des prestataires extérieurs (accueil, courrier, gardiennage, chauffage, ascenseurs, SSI, extincteurs, BAES, RIA, portes…)

- Vérifier les présences, la bonne réalisation des tâches, le respect des prestations marchés par les prestataires de services ;

- Suivre les travaux de petit entretien : récupérer les bons d’intervention, vérifier la bonne réalisation des prestations ;

- Gérer et coordonner les plannings d’intervention des entreprises en lien avec l’accueil et avec les occupants de l’immeuble ;

- Réaliser les visites des contrôles périodiques obligatoires (électricité, ascenseurs…)

· Assurer le suivi et l’organisation de la vie du site (Siège) (déménagements, aménagements de salles, inventaires et stocks de mobilier, petits équipements, fournitures dépannage…)

- Gérer les stocks (eau, enveloppe, etc …) ;

- Assurer les commandes de fournitures (bureau et autres) ;

- Gérer les archives : mouvements d’archives et destruction ;

- Gérer le mobilier : enlèvement et recyclage du mobiliser HS, et commande du nouveau mobilier

- Assurer les déménagements internes ;

- Aménager les salles de réunion ;

- Gérer et suivre les affichages obligatoires ;

- Intervenir de manière ponctuelle sur des régalages et dépannage ;

- Communiquer avec les différents locataires.

· Gérer les déplacements professionnels des salariés du Siège

- Assurer la commande des billets de transport et de véhicules de location ;

- Gérer la flotte automobile (carte carburant, déclaration de sinistres, BIP de télépéage).

· Sécurité

- Mettre à jour les signalétiques de sécurité ;

- Programmer et gérer les badges d’accès ;

- Suivre le contrôle des caméras ;

- Suivre les exercices d’évacuation semestriels ;

• Gérer les situations d’urgence : alarmes …

• Avantages : Horaires flexibles permettant de concilier vie personnelle et vie professionnelle ou forfait jours suivant niveau de classification, tickets restaurant, formation professionnelle, activités sociales et culturelles du CSE, 1% logement, complémentaire santé, prévoyance, accompagnement social d’entreprise, prime de crèche sous conditions, compte épargne temps, mobilité interne et inter régime.

  Rémunération sur 14 mois brute annuelle.

Le poste requiert :

- Une formation supérieure de type Licence ou Master en logistique et affaires générales ;

- Une expérience d’au moins 6 ans sur un poste similaire ;

- Une bonne connaissance et compréhension des réglementations relatives à la conformité et à la sécurité des locaux ;

- La maîtrise des outils bureautiques et comptables et une adaptation à la gestion éventuelle de nouveaux outils informatiques ;

- Un bon relationnel et capacité à communiquer pour la gestion des relations avec les salariés, locataires et prestataires ;

Une capacité d’analyse et de résolution des problèmes.