Coordinateur Soft Services Généraux (h/f)

Votre mission

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.e.s, recherche pour son client un Coordinateur Soft Services Généraux H/F.


Vous avez pour missions :

• Assurer la gestion quotidienne des services généraux (soft services) sur site.
• Veiller à ce que les entreprises de sécurité, de restauration, d'aménagement paysager, de nettoyage, de lutte antiparasitaire, de gestion des déchets et de blanchisserie respectent les normes législatives et réglementaires pour le site.
• Surveiller la résolution des problèmes de personnel (paie, planning, gestion des problèmes individuels) pour garantir que leur personnel est pleinement formé et motivé, minimisant ainsi le turnover et les interruptions de service pour le client.
• Maintenir un contact régulier avec le Responsable des Opérations Techniques ; consulter pour les décisions clés et conseiller sur les incidents, les escalades et les plaintes.
• Assurer la gestion et la coordination de tous les prestataires de services généraux sous contrat dans les zones GMP spécifiques et non-GMP.
• Veiller à ce que tous les ordres de maintenance préventive (PM) et ordres de travail soient réalisés en temps voulu de manière sûre et efficace.
• S'assurer que toutes les évaluations de risques, plans d'action et modes opératoires sont en place et respectés sur le lieu de travail.
• Vérifier que tous les prestataires disposent des permis de travail requis, examiner l'équipement et les méthodes de travail utilisés sur site, et rédiger des directives pour les activités spécifiques le cas échéant.
• Fournir des retours sur la performance des prestataires, notamment lors des revues de contrat.
• Identifier et compléter les activités critiques en temps voulu.
• Garantir que toutes les inspections obligatoires sont planifiées et réalisées dans les délais convenus.
• S'assurer que les activités de maintenance et de gestion des actifs dans le système de gestion de la maintenance (CMMS/GMAO) sont réalisées dans les délais, et que tous les actifs concernés sont identifiés avec les plans de travail associés.
• Gérer efficacement les niveaux de service, fournir un support technique et opérationnel en cas de besoin, et communiquer avec le client lorsque les services ou les conditions environnementales risquent d'être compromis.
• Assurer la mise en place en temps voulu de tous les bons de commande et des devis pour les prestataires.
• Veiller à ce que des systèmes de qualité soient en place, à fournir des rapports sur les directives qualité, et à participer activement aux audits internes et externes.
• Assurer la communication avec toutes les équipes et garantir que la gestion quotidienne des ressources humaines est conforme aux exigences réglementaires.
• Réaliser des évaluations annuelles, identifier les besoins en formation pour développer les équipes et maintenir la conformité aux exigences légales.
• Assurer la conformité de l'équipe et de soi-même aux politiques et procédures de santé et sécurité sur le site.
• Participer aux formations pour l'équipe et les prestataires en matière de sécurité, formation GMP, et suivre les politiques et procédures client.
• S'assurer que des briefings mensuels (toolbox talks) sont réalisés concernant la sécurité générale et l'exploitation sécurisée des installations.
• Gérer la base de données de formation de l'équipe pour garantir la mise à jour et le suivi des dossiers, formations et processus.
• Surveiller les absences maladie, les congés et les heures supplémentaires et informer le Responsable Technique en cas d'irrégularités.
• Maintenir le système de classement associé.
• Suivre les procédures de travail sécurisées, prendre soin de sa propre santé et sécurité ainsi que celle des autres.
• Éliminer ou réduire les risques en respectant les règles de sécurité du site et signaler les dangers à la direction pour une action rapide.
• Proposer des améliorations pour atteindre les objectifs de performance continue et de meilleures pratiques.
• Contrôler l'approvisionnement de l'équipe pour assurer la conformité avec les procédures d'approvisionnement et les délégations financières de l'entreprise.
• Effectuer d'autres tâches nécessaires aux besoins opérationnels du département, avec un objectif de prestation de services client de niveau mondial.
• Coordonner les exigences en matière de santé, sécurité et environnement, et gérer les prestataires externes pour la sécurité, le nettoyage, la blanchisserie, la restauration, l'aménagement paysager, la gestion des déchets, la lutte antiparasitaire et autres services généraux.
• Être responsable de la stratégie de sécurité sur site pour garantir un contrôle total de l'accès.
• S'assurer de l'efficacité des instructions de mission, du respect des procédures d'exploitation standard (SOP), des patrouilles, des formations en sécurité, de l'achèvement de la maintenance préventive, du soutien à la gestion de crise et de la coordination quotidienne de la surveillance de sécurité de manière sûre et professionnelle.

Votre profil

Profil recherché :


Diplôme de niveau Technicien avec une qualification technique serait un atout.
Solides compétences interpersonnelles et en communication.
Maîtrise des outils informatiques.
Connaissance des systèmes de gestion de maintenance (CMMS/GMAO) type Maximo ou équivalent.
Expérience significative en gestion de bâtiments ou coordination de prestataires.
Expérience en services généraux.
Expérience dans l'industrie pharmaceutique.
Expérience en gestion des services généraux, supervision de prestataires et utilisation d'un système de permis de travail.
Expérience en gestion de la relation client (CRM).

A propos de nous

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants, vous accompagne tout au long de votre carrière et s'assure que vous soyez " Ready For Next ".
A votre écoute, nos experts en recrutement vous guident pour aller de l'avant et faire évoluer votre carrière vers la prochaine étape.