Un.e responsable administratif.ve et services internes F/H

Finalité

Gère le budget de la Direction des ressources humaines et les activités des services internes : courrier, fournitures, mobiliers et matériels des bureaux, abonnements et toutes autres prestations pour les besoins des salariés de l'établissement.

Définit et optimise les moyens à mettre à œuvre afin de garantir la qualité de ces services.

Vos Principales missions :

Gestion budgétaire et administrative des dépenses et des recettes de la Direction des ressources humaines :

• Élabore avec la DRH et les responsables de pôle (ressources humaines, formation/emploi et communication interne) le budget et effectue son suivi : recensement, analyse et ajustements des besoins, consolidation et préparation des arbitrages, élaboration de tableaux de bord et des synthèses,
• Traduit comptablement les besoins d'achats, vérifie la disponibilité des crédits,
• Supervise le traitement des contrats et bons de commande dans l'outil ELAP et en assure leur transmission,
• Rassemble les documents nécessaires au règlement des factures (justificatifs des dépenses, création des comptes de tiers),
• Supervise et/ou effectue la mise en paiement des factures et en assure le suivi auprès des fournisseurs,
• Supervise et/ou effectue les titres de recettes,

Champs d'intervention des services internes :

• Gère les commandes des fournitures diverses (services postaux, mobiliers et matériels des bureaux,… dans le respect du code des marchés publics et des procédures internes,
• Gère d'autres achats ou prestations (frais de taxis, coursiers...),
• Supervise et gère les déménagements et le traitement du courrier,
• Supervise et/ou élabore les plans d'aménagement des espaces de travail sur Autocad,
• Supervise et/ou gère l'inscription à l'inventaire des mobiliers et des matériels de bureau sur Apsynet.
• Assure/supervise la vérification des livraisons et certifie le service fait.

Encadrement

• Encadre, organise et accompagne dans son travail quotidien le responsable logistique et l'équipe en charge du courrier dans un souci d'amélioration du service aux salariés.