Responsable Secrétariat Général F/HAXA en France

VOTRE RÔLE ET VOS MISSIONS

Rattaché à la Direction Administrative et Financière, le Responsable Secrétariat Général coordonne la gestion administrative à travers la tenue des instances, garantit la mise en conformité et contribue à la réduction des risques liés au fonctionnement des structures de la Mutuelle (contrôle interne).

Il facilite la continuité des activités en cas de problème majeur, par la mise en œuvre d'un dispositif de contrôle de l'organisation et des process et le maintien du plan de continuité d'activité.

Il pilote l'évaluation des risques de manquement aux obligations législatives ou règlementaires susceptibles d'entrainer pour l'entreprise des sanctions judiciaires, administratives, financières et/ou d'atteinte à son image.

Indépendant de la sphère opérationnelle, il a un rôle d'information, de formation et de conseil vis-à-vis des collaborateurs et de la gouvernance de l'entreprise.

Le titulaire est par ailleurs porteur de la fonction clé de vérification de la conformité. Il est également DPO, AMLO délégué et correspondant TRACFIN.

Périmètre :

• Le suivi de la conformité et le contrôle interne qui englobe :
• • les risques propres à la Mutuelle Saint-Christophe et sa filiale Saint-Christophe prévoyance (risques opérationnels)
  • les risques liés aux activités sous-traitées ou déléguées (contrôle des délégataires et des courtiers et plus généralement des activités externalisées placées sous la responsabilité de l'une des structures).

Périmètre de la conformité : les pratiques commerciales et la protection de la clientèle, la distribution des produits d'assurances, les opérations d'assurance et de réassurance à travers les dispositions du Code des assurances, la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, les sanctions internationales ou mesures restrictives, la lutte contre la corruption, les bonnes pratiques / normes des régulateurs, la protection des données à caractère personnel, l'éthique et déontologie professionnelle, Solvabilité II (incluant les compétences et l'honorabilité de dirigeants effectifs, administrateurs et fonctions clé).

• Les activités de secrétariat général (y compris juridique) concernent l'ensemble des structures Saint-Christophe : entités d'assurance, un fonds de dotation et une association.

Activités principales :

Pour réaliser les activités décrites ci-dessous le Responsable Secrétariat Général s'appuie sur une équipe de sept collaborateurs qu'il encadre et recourt à des prestataires externes pour certaines missions de contrôle des délégataires.

En tant que manager du service il promeut la politique et les orientations de l'entreprise et définit et suit le plan d'actions annuel.

Il travaille également en étroite collaboration avec les autres fonctions clé (audit interne, actuariat & gestion des risques).

Pilotage des dispositifs conformité et contrôle interne

• Etablir et suivre le déploiement du plan de conformité et de contrôle interne en tenant compte des objectifs de la DCOR AXA France et des priorités et ressources de la Mutuelle,
• Maintenir, piloter et évaluer le dispositif de contrôle interne, garantir que les procédures de maîtrise du risque opérationnel et de non-conformité sont adaptées et efficientes,
• Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures, registres et référentiels relatifs à la conformité et au contrôle interne,
• Rendre compte au Comité d'audit, au Comité de Direction et au Comité des Risques des actions et de l'évolution des indicateurs relatifs à son périmètre et du résultat des contrôles réalisés,
• Animer, former et informer le réseau des correspondants conformité, contrôle interne et réclamations,
• Diffuser la culture de conformité et de contrôle interne en :
  • Définissant des actions de prévention et de sensibilisation des personnels à la gestion des risques,
  • Aidant les managers dans la mise en place ou l'adaptation de contrôles de premier niveau.
• Faire le lien entre la Mutuelle et SCP et les équipes de la DCOR AXA France : objectifs, formations et reportings,
• Participer aux différentes communautés professionnelles et contribuer au développement des communautés conformité AXA France et…