Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

Vos missions

Rattaché au CFA académique de Paris, vous aurez en charge le suivi administratif des apprentis en formation. Vous aurez pour missions :

Accueil - Information (au téléphone ou en présentiel) :

• Analyser et prendre en compte les demandes et besoins des interlocuteurs.
• Informer sur le Centre de Formation des Apprentis (CFA) et son offre de formation.
• Rediriger vers les interlocuteurs appropriés si nécessaire.

Gestion organisationnelle et administrative en début de formation :

• Participer à l'élaboration des contrats d’apprentissage et des conventions de formation en collaboration avec la chargée du pôle contrats.
• Paramétrer les actions de formation dans l’ERP Yparéo (gestion des équipes pédagogiques, matières, calendrier, emploi du temps, apprentis).
• Informer les apprentis et gérer les documents de rentrée (certificats de scolarité, livrets d’accueil, emplois du temps, logins Yparéo, etc.).
• Préparer, transmettre et récupérer les documents de rentrée pour les formateurs (lettres d’engagement, autorisations de cumul, charte du formateur, logins Yparéo, etc.).

Collaboration avec l’UFA et l’équipe pédagogique :

• Suivre les élections des délégués des apprentis.
• Suivre la mise en place des formateurs référents.
• Collecter les progressions pédagogiques et relancer les formateurs si nécessaires.

Suivi et gestion tout au long de l’action de formation : 

• Assurer l’accompagnement des apprentis (écoute, conseil, relance).
• Transmettre les attestations d’absence aux entreprises.
• Gérer les imprévus et informer les apprentis et formateurs concernés.
• Suivre les états d’heures des formateurs.
• Organiser la transmission des bulletins semestriels..
• Suivre les inscriptions des apprentis aux examens.
• Classer et archiver les documents relatifs à l’action de formation.
• Veiller à l’application des règles et procédures qualité.

Suivi en fin de formation :

• Faire remplir les enquêtes de satisfaction aux apprentis.
• Transmettre les taux réglementaires au pôle qualité.
• Remettre les attestations de fin de formation.
• Faire remplir les attestations d’acquis aux formateurs si nécessaire.
• Suivre les bilans de fin de formation dans Yparéo.

Missions et activités annexes :

• Participer aux actions de communication.
• Aider les candidats et apprentis dans leur recherche d’un employeur.

Liste non exhaustive