CDI - Chef.fe de projets Congrès/Event H/FHopscotch

QUI SOMMES-NOUS ?

HOPSCOTCH CONGRES est une société d'HOPSCOTCH GROUPE, groupe de communication international créé en France de plus de 700 collaborateurs.

HOPSCOTCH CONGRES, dirigé par Olivier Cassedanne, est spécialisé dans l'organisation de congrès et de salons professionnels et grand public en France et à l'international.

Sous la supervision directe de la Directrice de Projets (N+1) mais avec une bonne dose d'autonomie, vous aurez, entre autres, pour missions :
- Manager une équipe (immédiat : 1 personne).
- Coordonnerles pôles commercialisation/sponsoring, Inscription, Comptabilité et - - Housing, qui interviennent sur vos dossiers et à qui il faudra transmettre des instructions.
- Assurer le reportingauprès de votre N+1
- Assurer la bonne gestion budgétaire de vos événements dont vous serez le garant
- Assurer la relation clients

Vos missions d'organisation de congrès, avec votre Assistant.e, seront entre autres :
Prestataires :
Lancement, analyse et suivi des devis
Gestion des prestataires (lieu accueil, catering, hôtes(ses), imprimeur, technique, etc.)
Contrôle des prestations en amont et sur site
Gestion post évènement (contrôle facture)

Partenaires :
Participer à la réflexion sur la mise en place des Partenariats en collaboration avec l'équipe commerciale
Assurer le placement des partenaires (exposition)
Assurer le suivi et la bonne mise en place des autres formes de partenariats (sympo,..)
Participer au suivi et au relationnel sur site

Communication / Edition / Marketing opérationnel et digital :
Mise en place stratégie globale de communication
Mise en place du site Web de l'événement
Animation des Réseaux sociaux : Linkedin, Twitter, FaceBook,…
Assurer l'édition et le suivi des supports de communications : programme, flyers, affiche, abstract book, newsletter
Assurer le cas échéant la mise en place de l'application mobile

Scientifique :
Elaboration et suivi du programme scientifique et de l'abstract book
Préparation, participation/animation des réunions des Comités, prise de note et compte rendu
Assurer la relation avec les intervenants (Prise en charge : hôtel, transport, remboursement de frais) en amont et en aval du congrès.

Programmes Sociaux :
Assurer l'organisation des éventuels programmes sociaux : Diner de Gala, Cocktail, …
Assurer la communication auprès de/le suivi des invités

RSE :
Intégrer et piloter la démarche développement durable conforme à la certification ISO 20121
Assurer la conformité des événements aux exigences de la norme et de nos enjeux.

CE QUE NOUS PROPOSONS

Mutuelle prise en charge à 50%
Abonnement de transport pris en charge à 50%
Ticket resto à 12€/jour
Forfait mobilité durable si vous utilisez des transports à mobilité douce
Participation
2 jours de télétravail/semaine
Supers locaux au cœur du 2e arrondissement (Métro Bourse/Grands Boulevards).

MODALITÉS
Type de contrat : CDI
Localisation : Paris
Disponibilité : Dès que possible

Une expérience requise à minima de 4 ans dans le secteur professionnel de l'évènementiel Congrès ou autre secteur mais de préférence dans le secteur médical.
Langue : Parfaite maitrise du français et très bonne aisance en anglais, à l'écrit et à l'oral.
Communication : Maitrise des Réseaux Sociaux LINKEDIN/INSTAGRAM/X
Outils
Maitrise exigée des outils WORD, EXCEL, POWER POINT, …
Connaissance en utilisation des logiciels WIX,SURVEYMONKEY, CANVA
Connaissance souhaitée en traitement d'image (PHOTOSHOP)

Qualités perso recherchées :
•Souriant
•Dynamique
•Curieux et volontaire
•Organisé et réactif
•Capable de : déléguer, de gérer le stress dans les périodes «coups de feu», de prendre du recul et de prioriser les tâches urgentes des autres
•Attentif à sa présentation (écrite, parlée), soucieux de ses capacités rédactionnelles
• Désireux d'évoluer sur le long terme dans un environnement pétillant au sein d'un grand groupe français de communication