Coordinateur ou Coordinatrice pédagogique des Bachelors 1ère année - CDIInstitut Mines-Télécom Business School

Grande Ecole de commerce de l'IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d'écoles d'ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une école publique et socialement inclusive qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise forte dans le numérique. Elle partage son campus avec la grande école d'ingénieurs Télécom SudParis, également membre de l'IMT. L'école compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L'école propose des formations allant du post-Bac (Bachelor) à l'Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

https://www.imt-bs.eu/

1. Assurer la gestion administrative et pédagogique des apprenants et des enseignements des Bachelors 1ère année, y compris ceux en rentrée décalée

• Concevoir la planification des cours en direct avec les enseignants/intervenants, les emplois du temps, les réservations de salles et coordonner toutes les modifications ponctuelles nécessaires

• Assurer l'organisation des amphithéâtres d'information, des campagnes d'évaluation et des élections des délégués

• Préparer et organiser les rentrées scolaires, participer aux accueils, s'assurer de l'inscription pédagogiques des apprenants dans le SI étudiants

• Assurer l'organisation matérielle des examens, en présentiel et en distanciel (en lien avec la cellule pédagogique de l'école), veiller à l'archivage des documents pédagogiques (sujets d'examens, études de cas, …)

• Veiller à l'application du règlement de scolarité, en particulier à la gestion des absences, et à l'application des nouvelles règles dans la gestion de la scolarité

• Assurer la mise à jour des informations pédagogiques dans le SI

• Établir les convocations d'apprenants, les attestations, les relevés de notes, …

• Assurer la préparation des jurys des études dans les délais impartis (saisie des notes, tableaux de synthèse, bilans individuels) et assurer le suivi des décisions

2. Conseiller et assister les apprenants tout au long de leur parcours étudiant et participer au suivi de ceux rencontrant des difficultés

• Assurer le suivi et l'accompagnement des apprenants à sa charge, y compris les parcours dits particuliers (neutralisations, redoublements, …)

• Recueillir et relayer les informations concernant les difficultés de parcours des apprenants, en lien avec le service d'accompagnement à la réussite des apprenants

3. Coordonner les échanges avec les enseignants/intervenants et les différents services supports pour les parcours à sa charge

• Transmettre toutes les informations utiles aux enseignants/intervenants : plannings, listes des apprenants, décisions et consignes des Directions des programmes et de la DFI concernant l'élaboration des syllabi et de la programmation

• Assurer l'interface avec les différents services opérationnels : Direction internationale, Career Center, etc. (incidences sur le parcours global)

• Assurer la collecte des notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances et effectuer les relances nécessaires, avec l'appui de la Responsable de la conformité pédagogique et administrative des programmes

• Prendre contact avec les vacataires afin qu'ils renseignent leur dossier et joignent les documents obligatoires

• Contrôler les dossiers vacataires et s'assurer de leur complétude avant toute intervention

• Assurer l'accueil physique des intervenants lors de leur première intervention

• S'assurer du bon déroulement matériel des cours en présentiel et/ou distanciel (connexion, wifi, …), en lien avec les services supports concernés

4. Activités diverses

• Participer à l'amélioration et à l'optimisation du SI en faisant remonter les problèmes rencontrés ou propositions d'évolution

• Participer à la production et à la mise à jour des indicateurs du service

• Contribuer à la préparation du calendrier académique

• Participer aux réflexions sur les évolutions (modifications, créations, …) des parcours à sa charge, et en assurer la mise en application administrative

• Garantir l'entraide au sein du service au titre de la polyvalence

• Participer aux processus d'accréditation de l'Ecole

Formation

• Diplôme Bac+ 2 ou équivalent

• Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

• Connaissance approfondie du pack office

• Expérience significative dans la gestion administrative, à un poste exigeant autonomie et capacités relationnelles

• Connaissance écrite et orale de l'anglais

• Bonne expression écrite et orale en français

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

• Connaissances du domaine de l'enseignement supérieur

• Expériences auprès de jeunes adultes et/ou de mineurs

Capacités et aptitudes

• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation, méthodique

• Capacité d'écoute, d'analyse, de communication et de conseil

• Sens de l'initiative, réactivité, sens du service

• Disponibilité

• Confidentialité

• Qualité d'adaptation aux imprévus et urgences

• Aptitude au travail en équipe

• Souci de l'image et de la valorisation de l'Ecole