Coordinateur admin et projets, et assistant DGSOCIETE EUROPEENNE DE CARDIOLOGIE

The European Society of Cardiology (ESC) is a volunteer-led, not-for-profit, medical society. It is an independent, non-governmental organisation.
The ESC is a source of high quality, evidence-based science that pushes the boundaries of cardiovascular medicine. Our members and decision-makers are healthcare professionals who give their time and expertise freely, while continuing their daily, high-paced clinical and/or research work. ESC volunteers are world-renowned experts; their opinions are routinely sought and their papers regularly published and referenced.

The ESC coordinates observational registries, creates clinical practice guidelines, and organises and endorses educational programmes. We disseminate robust and independent science through our congresses, journals and educational digital tools. We’re the voice of the cardiology community when advocating for heart-health policies, regulations and funding.

All of these things enable us to identify cardiovascular trends, address inequalities, share best practices to improve standards of care for patients

We are:

· 2,500 volunteers

· 57 National Cardiac Societies / 49 Affiliated Cardiac Societies

· Over 102,000 members

We share the latest in cardiovascular science through:

· 17 journals – including our flagship, European Heart Journal

· 14 congresses – including ESC Congress, the largest cardiology congress in the world

· 80+ webinars per year, numerous courses, and 4 post-graduate programmes in collaboration with leading universities

The ESC employs +220 staff, based in Nice and Brussels, who support ESC volunteers in the development and management of these activities.

As part of its diversity policy, the ESC is an equal opportunity employer.

The ESC is a signatory of "La Charte Activateur de Progrès" which shares the conviction that disability is a powerful lever for innovation in favour of a more inclusive model to meet the challenge of equal opportunities.

https://www.activateurdeprogres.fr/company/societe-europeenne-cardiologie

All the applications are reviewed. We thank you for your interest in the European Society of Cardiology. However, if in the coming 3 weeks you did not get any news from us, please consider that we are unable to respond favourably.

Support exécutif auprès du CEO

En tant qu’Assistant·e du CEO, vous apportez un soutien administratif fiable et de haut niveau afin d’assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
Vos responsabilités incluent :

• Gestion de l’agenda du CEO, coordination des réunions internes et externes, et prise en charge des aspects logistiques, matériels et des actions de suivi.
• Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus, et soutien à la communication avec les équipes de direction et parties prenantes.
• Organisation des déplacements professionnels (vols, hébergement, itinéraires) conformément aux procédures internes.
• Gestion des bons de commande et notes de frais, en garantissant exactitude et conformité.
• Rôle de point de contact pour la coordination logistique liée au Congrès ESC pour la Division.

Support au Secrétaire du Board de l’ESC & Special Projects Manager

Vous contribuez à l’efficacité du CEO Office en soutenant les activités liées à la gouvernance et en garantissant le respect des processus organisationnels clés.
Exemples de missions :

• Suivi des échéances institutionnelles et soutien aux campagnes récurrentes de gouvernance (DOI, Oath of Office, élections, distinctions).
• Appui à l’intégration des nouvelles mandatures et coordination du calendrier de la direction.
• Participation à la préparation des documents et processus liés aux distinctions et conférences nommées.
• Support administratif et logistique ponctuel pour les événements internes et pour les membres de l’équipe du CEO Office.

Coordination de la Division Association Management

En tant que coordinateur·rice administratif·ve de la Division, vous facilitez la circulation de l’information, soutenez les activités de gouvernance et contribuez aux initiatives transversales.
Responsabilités principales :

• Préparation, organisation et suivi des réunions de la Division ; consolidation du rapport mensuel d’activité.
• Soutien au Forum des Associations et au Forum des Groupes de Travail/Conseils : préparation des ordres du jour, logistique, rédaction des comptes rendus et suivi des actions.
• Suivi des projets transversaux et des indicateurs (KPIs), en garantissant l’avancement et en contribuant à l’amélioration continue.
• Appui au Directeur de la Division dans le pilotage des task forces internes et des initiatives partagées.

Compétences techniques (Hard Skills)

• Compétences techniques (Hard Skills)

• Maîtrise du français et de l’anglais, avec d’excellentes capacités rédactionnelles dans les deux langues.
• Expérience avérée en coordination administrative, gestion de projet ou support exécutif.
• Excellente maîtrise des outils collaboratifs (Outlook, Teams, SharePoint) et bureautiques (Excel, PowerPoint).
• Capacité à travailler de manière transversale, à gérer plusieurs tâches simultanément et à coordonner divers interlocuteurs.
• Excellentes compétences organisationnelles, respect des délais et constance dans la qualité des livrables.
• Flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique.
• Grandes capacités rédactionnelles pour des communications professionnelles (emails, lettres, rapports).
• Sens aigu des responsabilités, de la fiabilité et de l’amélioration continue.
• Diplôme de niveau Bachelor ou équivalent, idéalement en Administration, Gestion de Projet, Management, Communication ou domaine connexe.

• Compétences relationnelles (Soft Skills)

• Sens poussé de l’organisation, rigueur et attention au détail.
• Adhésion aux valeurs de l’ESC : respect, confiance, esprit d’équipe, innovation, responsabilité.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme, notamment dans la gestion d’informations confidentielles et les interactions avec des dirigeants.
• Esprit proactif et sens de l’anticipation, capacité à résoudre les problèmes de manière autonome.
• Excellentes compétences interpersonnelles, permettant de collaborer efficacement avec les équipes internes, partenaires externes et membres du leadership.
• Disponibilité pour voyager, y compris certains week‑ends si nécessaire.