AMOA TMS H/F

L’association Scouts et Guides de France, mouvement d’éducation populaire reconnu d’utilité publique (140 salariés sur 8 établissements, 98 780 adhérents adultes & enfants dont 36 000 bénévoles) recrute un(e) AMOA TMS.

Dans le cadre de la mise en place d’un outil de gestion des inscriptions et des formations de l’organisme de formation (TMS - Trainaing management system), il/elle coordonne avec les services formation et informatique toutes les étapes permettant l’intégration et le déploiement du TMS :  

• La conception de l’outil par le prestataire ; 
• Le développement de l’outil conforme aux besoins et fonctionnement interne 
• Le déploiement d’un tutoriel et d’une formation pour les utilisateurs. 

Fait office de liaison entre le prestataire en charge du développement du TMS, le Responsable projets applicatifs et le service formation pour identifier et définir les exigences, la portée et les objectifs.

Veille à ce que les besoins du service formation soient satisfaits à mesure que le projet évolue et propose des arbitrages nécessaires lors des trade in - trade off.

A la fin de la phase de développement de la release, il/elle participe au déploiement et à l’appropriation de l’outil par les équipes bénévoles et salariés.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes : 

ASSISTANCE EN MAITRISE D'OUVRAGE SUR LE PILOTAGE DU PROJET DE DEVELOPPEMENT D’UN TMS POUR LE SERVICE FORMATION

Préparer et animer les réunions de coordination et de pilotage du projet en lien avec le RSI et le service formation

• Assister le proxy Product Owner (prestataire) dans la planification des taches du projet
• Accompagner le proxy PO dans la division du projet en action et délais
• Rappeler les critères d’acceptation
• Venir en appui du proxy PO pour la planification des ressources et la définition des priorités
• Suivre le cout/délai du projet avec le proxy PO
• Faire valider les délais, les ressources et les priorités au RSI 
• Escalader au RSI en cas de conflit sur les coûts/délais, les ressources
• Escalader les dépassements budgétaires au RSI
• S’assurer auprès du proxy PO de l’application de la méthodologie qualité ou que les règles qualités soient appliquées dans les livrables du projet
• Analyser les besoins et en fait l'interprétation technique en cohérence avec le développement, alerte le service formation sur les éventuels arbitrages de développement et le sollicite
• Escalader les dépassements des délais du projet au RSI

Contribuer à la documentation du TMS 

Analyser les besoins des services concernés et des utilisateurs pour les retranscrire techniquement

• Analyser les besoins et les intégrer aux outils 
• Coordonner des réunions relatives à l’interprétation technique et aux arbitrages de développement sollicités

Créer et tenir à jour la documentation fonctionnelle et technique du projet TMS :   

• Veiller à la signature des contrats et avenant 
• Veiller à l’obtention des documents RGPD 
• Veiller à ce que l’ensemble du projet soit documenté  
• Veiller à tenir à jour les plans d’Architecture du projet 
• Veiller aux recueils des conditions d’accord, cahier des charges, PV recette etc.. 
• Créer un tutoriel d’utilisation 

Fournir des recommandations sur l’utilisation du TMS pour maximiser son efficacité 

Assister le RSI

Dans l’animation des actions relatives à la gestion des risques et la performance 

• Mettre en en œuvre des recommandations et demandes des Commissaires Aux Comptes et RGPD 
• Participer à la définition des risques et des opportunités 
• Veiller au respect des obligations contractuelles des prestataires et matière de sécurité et de sauvegarde 
• Veiller au plan de sauvegarde du projet 
• Escalader au RSI en cas d’écart constaté 

Dans l’établissement d’un suivi du niveau de l’avancement du projet 

• Mettre en place une Roadmap  
• Mettre en valeur des indicateurs clés d’activités et de performance des projets 
• Coordonner la mise en place d’un reporting financier 

Déployer les outils et former les utilisateurs

Déployer les outils auprès des utilisateurs dans les mois qui suivent la conception 

• Former sur le logiciel TMS les bénévoles et les salariés 
• Former sur les guides les bénévoles et les salariés 
• Mettre en lien le TMS avec les outils préexistants et assurer un fonctionnement cohérent de l’environnement numérique de la formation
• Proposer des adaptations/ correctifs de l’outil à la suite du déploiement, des formations et des remontées des utilisateurs