Mission générale:

Prise en charge du bon fonctionnement des factures dans sa totalité (enregistrement comptable, affectation analytique, paiement). Contrôle de la bonne comptabilisation des comptes de charges et de produits en vue des arrêtés de comptes intermédiaires et annuels

Activités:

Relations avec les fournisseurs

• Répond aux fournisseurs sur l'état d'avancement de l'enregistrement des factures.

• Répond aux fournisseurs pour les demandes d'explications sur le détail des virements.

• Donne aux fournisseurs les copies des éléments manquants dans leur compte.

Relations avec les clients

• Répond aux clients, en lien avec les équipes commerciales, sur l'encours des comptes.

• Répond aux clients pour les demandes d'explications sur le détail des règlements attendus.

• Donne aux clients les copies des éléments manquants de leur compte.

Relations avec les responsables de services

• Contacte les responsables en cas de retard de validation ou/et transfert des factures.

• Demande aux responsables des explications sur les factures.

• Informe des retards de règlements.

Gestion poste Fournisseurs

• Vérifie les validations de factures

• Codifie les factures : pointage des comptes

• Repartit analytiquement des factures

• Enregistre les factures dans les journaux

• Paie des fournisseurs

• Gère les litiges fournisseurs, en lien avec les chefs de service et direction.

• En charge du traitement des immobilisations

• Analyse les comptes de charges affectés à ce poste

• Justifie les comptes en fin d'année (CCA, FNP)

• Gestion des dates d'échéance afin de favoriser l'escompte

• Archivage des factures, avoirs et tout document se rapportant à son poste

• Réalise la déclaration d'échanges de biens intracommunautaire

• Réalise des refacturations (BFA, Participations publicitaires, internes….)

• Suit les dossiers spéciaux (poseurs, attestations TVA taux réduit…)

Gestion poste Clients

• Gère la création et la mise à jour des fiches clients

• Réalise la facturation de fin de mois et les demandes de factures proforma.

• Gère le crédit clients et suit l'encours, en lien avec les chefs de service et direction.

• En charge des prélèvements

• Saisie les règlements d'acomptes

• Réalise les relances et traite les réclamations

• Procède aux demandes d'assurance-crédit et assure les suivis (arrêt de garantie, baisse de crédit….)

• Gère les dossiers de redressements et de liquidations judiciaires.

• Gère les demandes de remboursements de bons cadeaux

• Analyse et justifie les comptes clients mensuellement

• Archivage des factures, avoirs et tout document se rapportant à son poste

Gestion poste Trésorerie

• Réalise le contrôle et la comptabilisation des mouvements de caisses

• Gère les besoins de monnaie

• Saisie les écritures de banques et assure le rapprochement bancaire

• Dépose en banque les encaissements.

Gestion Administrative

• Gère les mails de la boîte commune (impressions de factures, traitements des demandes)

• Réalise la comptabilisation et le paiement des notes de frais

• Met sous pli et affranchie le courrier