Coordinateur affaires scientifiques (admin et coordination)SOCIETE EUROPEENNE DE CARDIOLOGIE

The European Society of Cardiology (ESC) is a volunteer-led, not-for-profit, medical society. It is an independent, non-governmental organisation.
The ESC is a source of high quality, evidence-based science that pushes the boundaries of cardiovascular medicine. Our members and decision-makers are healthcare professionals who give their time and expertise freely, while continuing their daily, high-paced clinical and/or research work. ESC volunteers are world-renowned experts; their opinions are routinely sought and their papers regularly published and referenced.

The ESC coordinates observational registries, creates clinical practice guidelines, and organises and endorses educational programmes. We disseminate robust and independent science through our congresses, journals and educational digital tools. We’re the voice of the cardiology community when advocating for heart-health policies, regulations and funding.

All of these things enable us to identify cardiovascular trends, address inequalities, share best practices to improve standards of care for patients

We are:

· 2,500 volunteers

· 57 National Cardiac Societies / 49 Affiliated Cardiac Societies

· Over 102,000 members

We share the latest in cardiovascular science through:

· 17 journals – including our flagship, European Heart Journal

· 14 congresses – including ESC Congress, the largest cardiology congress in the world

· 80+ webinars per year, numerous courses, and 4 post-graduate programmes in collaboration with leading universities

The ESC employs +220 staff, based in Nice and Brussels, who support ESC volunteers in the development and management of these activities.

As part of its diversity policy, the ESC is an equal opportunity employer.

The ESC is a signatory of "La Charte Activateur de Progrès" which shares the conviction that disability is a powerful lever for innovation in favour of a more inclusive model to meet the challenge of equal opportunities.

https://www.activateurdeprogres.fr/company/societe-europeenne-cardiologie

All the applications are reviewed. We thank you for your interest in the European Society of Cardiology. However, if in the coming 3 weeks you did not get any news from us, please consider that we are unable to respond favourably.

Assurer un rôle clé de coordination au sein du Pôle Affaires Scientifiques en favorisant la collaboration entre les équipes et en renforçant les relations avec les sociétés scientifiques européennes. Fournir un soutien opérationnel, administratif et relationnel au Chief Scientific Officer afin de garantir la bonne mise en œuvre des activités stratégiques et scientifiques de l’ESC.

Dans le détail :

Coordonner les activités des Affaires Scientifiques et soutenir la collaboration transversale

Agir comme point central de coordination au sein du Pôle Affaires Scientifiques, en veillant à une communication fluide, à l’alignement des équipes et au suivi des actions. Contribuer à la planification et au déploiement d’initiatives transversales, organiser les réunions de direction et de management, préparer des rapports et présentations, et faciliter la mise en œuvre des décisions et priorités stratégiques.

Soutenir les relations avec les sociétés scientifiques européennes et les partenaires stratégiques

Coordonner les échanges avec les sociétés scientifiques médicales européennes et les organisations partenaires afin de favoriser des collaborations efficaces et un engagement optimal des parties prenantes. Organiser les réunions et échanges, préparer les documents de préparation et les correspondances, assurer le suivi des partenariats et veiller à la mise en œuvre des actions et engagements convenus.

Fournir un soutien opérationnel et exécutif au Chief Scientific Officer

Assurer un support organisationnel et administratif de haut niveau au Chief Scientific Officer en gérant les priorités, en coordonnant les réunions et les déplacements professionnels, en préparant les documents de briefing, en assurant le suivi des échéances et engagements, et en garantissant une organisation fluide et efficace des activités quotidiennes dans le respect de la confidentialité et avec un grand professionnalisme.

Compétences techniques (Hard Skills)

• Diplôme de niveau Master (ou équivalent) en gestion de projet, administration des entreprises, management international ou domaine similaire.
• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions de coordination, de gestion des parties prenantes, d’assistanat de direction ou d’administration de projets.
• Une expérience dans un environnement international, scientifique, académique, associatif ou du secteur de la santé constitue un atout majeur.
• Au moins 5 ans d’expérience en coordination administrative et organisationnelle, gestion des parties prenantes et gestion des relations.
• Capacité démontrée à gérer simultanément plusieurs priorités complexes tout en respectant les délais et un haut niveau d’exigence.
• Expérience de la coordination de réunions, de la rédaction de comptes rendus et du suivi budgétaire.
• Maîtrise courante de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Excellente maîtrise des outils Microsoft 365. Une expérience de Smartsheet serait un plus.
• Aisance dans l’utilisation des outils d’intelligence artificielle et bonne compréhension des opportunités et des risques associés.
• Excellentes compétences en communication, avec la capacité d’être à la fois diplomate et assertif(ve).

Qualités personnelles (Soft Skills)

• Excellentes capacités d’écoute active, de gestion du temps et d’analyse critique.
• Esprit créatif, proactif et orienté solutions.
• Capacité à prendre des décisions, à travailler de manière autonome et à s’adapter rapidement aux changements de priorités.
• Flexibilité et aptitude à évoluer dans un environnement dynamique avec des délais serrés.
• Fort esprit d’équipe et excellentes qualités relationnelles.
• Disponibilité pour des déplacements professionnels, incluant occasionnellement des déplacements le week-end.