ASSISTANT(E) D’ETABLISSEMENT ET APPEL D’OFFRES (H/F)

Missions et activités principales

Dans le cadre de son développement, setec énergie environnement recrute en CDI un(e) Assistant(e) pour notre établissement de La-Forêt-Fouesnant (40 collaborateurs).

Rattaché(e) au Responsable d'Etablissement, vous interviendrez sur les missions principales suivantes :

Missions commerciales (appels d'offres/affaires gagnées) :

• Participer aux réunions commerciales hebdomadaires ;
• Assurer la veille des appels d'offres sur les plates-formes internet et animer le canal Teams correspondant ;
• Télécharger les dossiers de consultation des entreprises et assister les responsables d'offres dans la préparation des pièces administratives (y compris celles des sous-traitants), le montage, l'envoi des offres (dont l'envoi dématérialisé sur les plateformes publiques ou privées) et leur suivi (via notre outil CRM) ;
• Pour les affaires gagnées, concevoir les fiches de référence sur la base des informations communiquées par les Responsables d'affaires et assurer le suivi des attestations de bonne fin d'étude.

Assistanat et secrétariat d'établissement :

• S'occuper du bon fonctionnement de l'établissement (accueil, standard, courrier, commande de fournitures, mails d'informations, achats, véhicules de service, fournisseurs et sous-traitants de l'établissement…) ;
• Organiser les événements internes et externes (formations, réunions, réceptions, déménagement) ;
• D'une manière plus générale, assister le Responsable d'établissement dans la bonne réalisation de ses missions (prises de RDV, mise en place/suivi d'outils de suivi, organisation des entretiens annuels…).

Missions en lien avec les collaborateurs :

• Informer et assurer le suivi de la bonne réalisation de tâches mensuelles par les collaborateurs (outil de gestion du temps, facturation, relance règlements, notes de frais, …) ;
• Réaliser le suivi des décomptes d'heures de nuit, d'heures supplémentaires et de récups des collaborateurs ;
• Gérer les déplacements des collaborateurs : ordres de mission, réservations des hôtels, trains, avion, véhicules de location, cartes SNCF, etc… ;
• Assurer le suivi administratif des collaborateurs (certificat à jour des plongeurs, équipement vestimentaire, demandes d'avance de frais…) ainsi que le suivi des visites médicales obligatoires (embarquement en mer, plongeur, formation GWO, visite simple) ;Participer à l'accueil (clefs, réception du matériel informatique, renseignements, réponses aux questions…) et à l'intégration des nouveaux arrivants.