Chargée d'accueil et Services généraux H/F

Basé au siège social de Versailles et en collaboration étroite avec l'Assistante de Direction/Responsable des Services Généraux, vous serez en charge des missions suivantes : 

Gestion de l'Accueil

• Assurer l’accueil téléphonique et le transfert des appels.
• Coordonner le courrier : réception, envoi quotidien, adressages ciblés (mise sous pli), et diffusion sur le réseau.
• Gérer le stock des fournitures de bureau en consolidant les besoins des salariés et en envoyant les demandes à l'acheteur des services généraux.
• Administrer la gestion des consommables pour les espaces de reprographie et veiller au réapprovisionnement de l'Espace Accueil en boissons et autres consommables.
• Accueillir les invités, visiteurs et salariés itinérants.
• Garantir la procédure d’accueil des visiteurs externes, y compris la gestion du registre d’accueil et la remise des badges.
• Veiller à l’état de propreté de l’Espace Accueil et du Showroom, en collaboration avec les services généraux.

Services Généraux

• Gérer le prestataire externe pour le parc automobile.
• Suivre le reporting des commandes, restitutions, assurances, sinistres, cartes de carburant, contraventions et entretiens des véhicules en collaboration avec le prestataire externe.
• Coordonner les contrats de location automobile et les reporting kilométriques.
• Assurer l’application de la « car policy » et de la charte automobile.
• Suivre les budgets des prestataires et proposer des optimisations pour la flotte, en développant une politique environnementale.
• Mettre en place et suivre les outils, tableaux de bord et statistiques trimestrielles nécessaires à la Direction.
• Assurer la communication et le suivi des Avantages en Nature (AVN) avec le service RH.

Suivi des Commerciaux sur le Terrain

• Gérer les contraventions : numérisation, enregistrement, envoi des e-mails, relances, demandes de permis, dénonciations Antai, demandes des justificatifs de paiement et classement.
• Répondre aux diverses questions des commerciaux (commandes, sinistres, carrosserie, pare-brise, contraventions, conduite accompagnée, avenants de contrats, dates de livraison, modalités de restitution des livraisons, demandes d’assistance auprès des compagnies d’assurance, carte GR et télépéage).
• Gérer les livraisons des véhicules :
  • Livraison à Versailles : état des lieux avec le convoyeur, remise du PV de livraison, état des lieux avec le collaborateur et remise des documents administratifs.
  • Livraison en concession ou à domicile : envoi des documents au loueur, communication des modalités de restitution/livraison, retour des documents de l'ancien véhicule au loueur.

Gestion de l'Onboarding et Offboarding

• Gérer la logistique des sessions de formation pour les nouveaux embauchés (réservations de trains, hôtels, taxis, etc.).
• Orienter les nouveaux embauchés vers les bons services en fonction de leurs besoins (création de comptes Concur, carte CI, compte Egencia, etc.).
• Gérer les restitutions des véhicules en coordination avec les parties prenantes, en veillant à la remise du matériel professionnel et IT.
• Effectuer l’état des lieux avec le convoyeur et le renvoi des documents en lettre recommandée.
• Gérer les convoyages, en confirmant la disponibilité de l’ex-collaborateur et du convoyeur.

Maintenance Technique et Organisation des Installations

• Organiser la maintenance des installations du siège (climatisation, électricité, plomberie, peinture, cloisons, etc.).
• Veiller à la propreté et à l'entretien des locaux.
• Participer aux réunions avec le propriétaire de l’immeuble pour assurer la gestion des installations.
• Suivre les contrats de maintenance et veiller au respect des normes, contrôles techniques, et mesures de sécurité et de protection des biens et des personnes.
• Suivre les budgets des prestataires et créer/mettre à jour les badges des salariés.

Aménagement des Locaux/Bureaux

• Assurer l'aménagement des bureaux et proposer des améliorations.
• Superviser les travaux d'aménagement en coordination avec les parties prenantes.

Gestion des Prestataires Externes

• Suivre les budgets des prestataires, notamment pour le restaurant d'entreprise (RIE).
• Effectuer le pointage mensuel des tickets RIE, l'envoi des menus hebdomadaires, la transmission des invités de la semaine, et des nouveaux arrivants.
• Assurer les restitutions des crédits de badges pour les collaborateurs en onboarding.
• Proposer des améliorations et optimisations de coûts chaque année dans le plan prévisionnel et stratégique.

Assistanat de Services

• Organiser des réunions et formations internes (réservations de salles, repas, hôtels, taxis, etc.).
• Organiser des animations et événements internes pour renforcer la cohésion des collaborateurs.
• Apporter un soutien ponctuel aux équipes en fonction des urgences.
• Gérer les commandes, relances et livraisons des cartes de visite pour les commerciaux.

Si cette opportunité vous correspond, nous serions ravis de recevoir votre candidature !