Assistant H/FIFP Energies Nouvelles

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Nous sommes 1600 collaborateurs répartis sur 2 centres de recherche : Rueil-Malmaison (92 - proche Paris) & Solaize (69 - proche Lyon).
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Le secrétariat sera composé de deux assistant(e)s, dans le même bureau, qui prendront en charge le personnel de deux directions. L'assistant(e) recruté(e) sera affecté(e) en priorité sur les taches de R06.
Les assistant(e)s se partageront le plus équitablement possible la charge nécessaire pour assurer le support administratif (documents émis, gestion qualité, sécurité, missions…) pour les deux directions et devront assurer la continuité de service en cas d'absence du binôme.
L'assistant(e) de la direction contribue à l'efficacité des managers et des équipes.
Il/Elle prépare, facilite, anticipe et suit le travail des managers.
Il/Elle contribue à la vie du service en prenant en charge une ou plusieurs activités déléguées.
Dans le présent poste, la personne aura à s'occuper des équipes des directions R06 (en majorité) et R05 dont les personnels sont majoritairement à Solaize.
Il s'agira de :
-Gérer l'emploi du temps des directeurs et chefs de département : gestion du planning, organisation des déplacements, organisation des réunions et rendez-vous
-Assurer les tâches de secrétariat afférant au personnel des départements : gestion des documents (CR, notes et rapports), établissement des OM et notes de frais, organisation des réunions du personnel du département
-Mettre en forme des comptes-rendus, rapports, diffusion et archivage/capitalisation de l'ensemble, relecture de certains documents, remontée d'indicateurs sécurité
-Concernant les activités transverses, prendre plus particulièrement en charge l'ensemble des activités scientifiques de la direction R06 en support au directeur et à l'adjoint scientifique au directeur : suivi des thèses, suivi des indicateurs concernés...
La personne intégrera une équipe dont le fonctionnement est basé sur le partage des contraintes pour assurer une continuité de service.

Compétences techniques et aptitudes
-Informatique de gestion et bureautique
-Conseil
-Gestion de l'information
-Organisation/planification
-Efficacité et gestion des priorités
-Anglais
-Coopération : suppléance et solidarité avec les autres assistantes
-Sens du service et relationnel
-Adaptation : informatique bureautique, nouvelle organisation, nouveaux outils numériques et de communication
Diplôme(s), niveau d'études :
BTS SAM ou équivalent
Expérience
5 ans expérience souhaitable
Déplacement
non